Fulfillment Firması Değiştirme ve Depo Geçişi Rehberi: Adımlar, Görevler, Kabul Kriterleri

Depo geçişi, bir markanın stoğunun ve sipariş akışının mevcut depodan (kendi deposu ya da başka bir fulfillment firması) yeni bir depoya, satış durmadan ve stok kaybolmadan taşınmasıdır. Geçiş bir taşıma işi değil, bir mutabakat işidir: Eski depodan çıkan adet, yeni depoya giren adet ve satış kanallarında görünen adet her gün birbirini tutmalıdır. Bu yazıda fulfillment firması değiştirmenin yedi adımını, müşterinin ve lojistik firmasının ayrı görevlerini, kabul kriterli bir örnek geçiş listesini, satışın geçiş sırasında nasıl sürdürüleceğini ve geçiş başarısız olursa neyin, kimin kararıyla geri alınacağını anlatıyoruz.

Geçiş ne zaman planlanmalı?

Zamanlama üç şeye bağlıdır. Birincisi, mevcut sözleşmenin çıkış süresi: Fesih bildirimi, stok devri ve son fatura kapanışı için tanınan süre takvimin başlangıcını belirler. İkincisi, satış takvimi: Kampanya haftasının içinde ya da hemen öncesinde geçiş yapılmaz; en uygun dönem, sipariş hacminin ve stok seviyesinin yılın geri kalanına göre düşük olduğu haftalardır. Üçüncüsü, stok seviyesi: Taşınacak adet ne kadar azsa sayım ve mutabakat o kadar hızlıdır; büyük bir tedarikçi sevkiyatı geliyorsa doğrudan yeni depoya yönlendirilir, eski depoya alınıp bir daha taşınmaz.

Geçiş kararının kendisi, yani kendi deposundan dış kaynağa geçmenin zamanı ayrı bir konudur; onu fulfillment hizmetine ne zaman geçilmeli yazısında ele aldık.

Depo geçişinin yedi adımı

1. Ürün verisi hazırlığı. SKU listesi, her ürünün barkodu, ölçü ve ağırlığı, koli içi adedi, lot ve son kullanma tarihi takibi gerekip gerekmediği, set ve paket reçeteleri, saklama koşulları. Barkodsuz ya da mükerrer kartlı ürünler bu adımda temizlenir; yeni depoda ürün kartları bu listeden açılır.
2. Sayım ve stok mutabakatı. Eski depoda çıkış sayımı, yeni depoda giriş sayımı yapılır. İki sayım ve sistem kaydı arasındaki farklar bir fark raporunda açıklanır; mutabakat tutanağı imzalanır. Lot ve tarih takipli ürünlerde sayım adet değil lot bazındadır.
3. Entegrasyon kurulumu ve testi. Pazaryeri ve e-ticaret altyapısı mağazalarının API bilgileri paylaşılır, ürün eşleştirmesi yapılır, her kanaldan test siparişi geçirilir. Sipariş düşmesi, stok rezervasyonu, kargo etiketi, takip numarasının kanala dönmesi, iptal ve iade akışı ayrı ayrı doğrulanır.
4. Deneme siparişleri. Gerçek ürünle, iç adreslere birkaç sipariş hazırlanır: barkod doğrulamalı toplama, paketleme, fatura ve etiket. Hatalı çıkan her adım düzeltilip tekrarlanır. Deneme siparişleri canlı raporu kirletmemesi için ayrı işaretlenir.
5. Taşıma ve devreye alma. Stok parti parti taşınır: önce yavaş dönen ve yüksek adetli ürünler, en son hızlı dönenler. Kanallar da sırayla açılır: ilk gün tek kanal, akış doğrulandıkça diğerleri. Hangi SKU'nun hangi gün, hangi kanalın hangi saatte yeni depodan beslenmeye başladığı yazılı plandadır.
6. İlk gün ve ilk hafta izleme. Her gün sonunda sipariş sayısı, kargoya verilen adet, bekleyen sipariş, iptal ve hata kaydı karşılaştırılır; stok mutabakatı günlük yapılır. Kesim saati, kargo alım saati ve iade kabulü ilk hafta yakından izlenir.
7. Kapanış. Eski depodaki bakiye sıfırlanır ya da son parti taşınır; iade adresi tüm kanallarda yeni depo olarak güncellenir; belgeler, son faturalar ve sözleşme kapanışı tamamlanır.

Kim ne yapar? Müşterinin ve lojistik firmasının görevleri

Görev dağılımı yazılı olmalıdır. Geçişte yaşanan sorunların büyük kısmı, bir işin iki tarafça da "öbürü yapıyordur" diye bırakılmasından çıkar: iade adresinin pazaryerinde güncellenmemesi, barkodsuz ürünlerin kimin etiketleyeceğinin konuşulmaması, eski deponun son sevkiyat gününün netleşmemesi.

Örnek geçiş listesi: zaman, iş ve kabul kriteri

Varsayalım tek depodan, üç pazaryeri ve bir e-ticaret sitesiyle satan, lot takipli ürünleri olan bir marka taşınıyor. Günler göreli; takvim projenin büyüklüğüne göre uzar ya da kısalır.

Geçiş sırasında satış durur mu?

Durmak zorunda değildir, ama stoğun bir süre iki yerde olduğu kabul edilir. İki yaklaşım vardır. Birincisi, kanal kanal geçiş: Kanallar sırayla yeni depoya bağlanır; bir kanal eski depodan beslenirken diğeri yeniden beslenebilir. Bu, stoğun kanallar arasında bölünmesini gerektirir ve kısa bir süre için kabul edilir. İkincisi, SKU bazlı geçiş: Önce yavaş dönen ürünler taşınır ve yeni depodan satılır; hızlı dönenler en son, mümkünse tek günde geçer. Her iki yaklaşımda da emniyet için küçük bir payla çalışılır: son adetleri kalan ürünlerde kanal bazında stok kısıtlanır ki iki depodan aynı anda satış olmasın.

Tamamen durdurulan satış, geçişi kolaylaştırır ama kampanya ve pazaryeri performansı açısından bedeli vardır. Hangi yolun seçileceği, stoğun büyüklüğüne ve kanalların toleransına göre birlikte kararlaştırılır.

Geçiş başarısız olursa ne olur? Geri dönüş koşulları

"Başarısız" kelimesi geçişten önce tanımlanır; sonra tartışılmaz. Tipik tetikleyiciler ve kararlar:

• Entegrasyon testi geçmezse canlıya geçilmez; takvim kayar. Sorumlu: entegrasyonu kuran taraf.
• Mutabakat farkı önceden belirlenen eşiği aşarsa ilgili parti sayımı tekrarlanır, fark açıklanana kadar o ürünler satışa açılmaz.
• İlk gün bekleyen sipariş hedefi tutmazsa açılan kanal geçici olarak kapatılır ya da eski depodan beslenmeye döner. Bu yüzden eski depoda stok, ilk hafta boyunca tamamen boşaltılmaz.
• Geri dönüş kararını iki tarafın da bildiği tek bir proje sorumlusu verir; saat ve gerekçe kayda geçer.

Hiçbir geçiş "sıfır kesinti" vaadiyle planlanmamalıdır. Planlanabilen şey, kesintinin hangi koşulda, kaç saat ve hangi kanalda kabul edileceğidir.

Sık yapılan hatalar

• Kampanya haftasına denk getirmek.
• Ürün verisini "yeni depo düzeltir" diye kirli teslim etmek; barkodsuz ürün ilk gün toplamayı durdurur.
• İade adresini kanallarda güncellemeyi unutmak; iadeler haftalarca eski depoya gider.
• Mutabakatı sözlü yapmak; fark çıkınca kimin kaybettiği tartışılır.
• Tüm kanalları aynı sabah açmak.
• Eski deponun son faturasını ve belge devrini sözleşmenin dışında bırakmak.

Logvance'ta depo geçişi nasıl yürütülür?

Logvance'ta geçiş, teklif aşamasındaki operasyon analiziyle başlar: ürün listesi, kanallar, aylık sipariş ve iade hacmi, lot ve son kullanma tarihi ihtiyacı birlikte çıkarılır. Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas için hazır entegrasyonlar kurulum süresini kısaltır; Logo ve Mikro ile ERP bağlantısı hazırdır. Stok transferi sayımla ve Logvance WMS'te lot ve tarih bazında kayıtla yapılır; barkodsuz ürünler mal kabulde etiketlenir. Geçiş, sınırlı bir ürün grubu ya da tek kanalla başlar, akış doğrulandıkça genişler; müşteri stok, sipariş ve iade hareketlerini ilk günden kendi kullanıcı hesabıyla izler. Yazılımın kendi deponuzda devreye alınma adımlarını WMS kurulumu yazısında ayrıca anlattık.

Mevcut deponuzu, kanallarınızı ve taşınacak stoğun büyüklüğünü paylaşarak fiyat teklifi isteyin; geçiş takvimi analizle birlikte çıkar. Hizmet kapsamı fulfillment hizmetleri sayfasında.