3PL / Sözleşmeli Lojistik

3PL hizmetleri neleri kapsar?

3PL hizmetleri, bir işletmenin depolama, sipariş hazırlama, taşıma ve bunlara bağlı katma değerli işlerini sözleşmeyle bir lojistik firmasına devretmesiyle oluşan hizmet paketidir. Kavramın temellerini 3PL nedir yazısında anlattık. Bu sayfa ise bir 3PL firmasıyla çalışmaya karar veren işletmenin somut sorularına odaklanır: sözleşmeye neler girer, geçiş nasıl yapılır, performans nasıl ölçülür ve fiyat neye göre oluşur.

Sözleşmeli lojistik hizmetinin kapsamı işletmeden işletmeye değişir. Bir üretici yalnızca depolama ve bayi sevkiyatını devrederken, bir e-ticaret markası ithalattan son müşteriye kadar tüm zinciri tek firmaya bırakabilir. Aşağıdaki tablo, bir 3PL sözleşmesinde yer alabilecek hizmet alanlarını özetler:

İthal ürünlerin gümrük tarafı için gümrükleme hizmeti, beklemeden dağıtım gereken akışlar için çapraz sevkiyat sayfalarına bakabilirsiniz.

Bir 3PL sözleşmesinde neler tanımlanır?

İyi bir 3PL sözleşmesi, iki tarafın da operasyonun her gününde başvurabileceği bir çalışma kılavuzudur. Belirsiz bırakılan her konu, ilk sorun yaşandığında tartışmaya dönüşür. Sözleşme ve eklerinde genellikle şu başlıklar yer alır:

• Hizmet kapsamı ve sorumluluk sınırları: Hangi işlerin 3PL firmasında, hangilerinin işletmede kaldığı. Örneğin satın alma ve stok planlaması çoğunlukla işletmede kalır.
• Operasyon akışları: Mal kabulün nasıl yapılacağı, siparişlerin hangi kanaldan ve hangi saate kadar alınacağı, iadelerin nasıl işleneceği.
• Performans göstergeleri: Hangi göstergelerin ölçüleceği, nasıl hesaplanacağı ve hangi sıklıkta raporlanacağı.
• Stok sorumluluğu: Sayım yöntemi ve sıklığı, sayım farklarının nasıl ele alınacağı, hasar ve kayıp durumunda uygulanacak kurallar.
• Fiyat kalemleri: Her hizmetin birim fiyatı, faturalama dönemi ve fiyatların hangi koşullarda gözden geçirileceği.
• Sigorta ve risk devri: Ürünlerin depoda ve taşıma sırasında hangi sigorta kapsamında olduğu ve sorumluluğun hangi noktada taraflar arasında el değiştirdiği.
• Veri ve bilgi güvenliği: Sipariş ve müşteri verilerinin nasıl işleneceği, kimlerin erişebileceği ve kişisel verilerin korunması.
• Süre ve çıkış planı: Sözleşmenin süresi, fesih koşulları ve ayrılık halinde stoğun, ürün kartlarının ve hareket geçmişinin nasıl devredileceği.

Sözleşmenin hukuki çerçevesi her işletmenin kendi danışmanıyla değerlendirilmelidir. Operasyon tarafında ise en sağlıklı yöntem, akışların yazılı bir operasyon dokümanında adım adım tarif edilmesidir.

3PL firmasına geçiş süreci nasıl işler?

Operasyonun bir 3PL firmasına devri, depo kapısının açılmasından çok önce veriyle başlar. Aceleye getirilen geçişler genellikle ürün verisindeki eksikler yüzünden ilk haftalarda aksar. Tipik bir geçiş şu adımlarla ilerler:

1. Keşif ve veri toplama: SKU listesi, ürün ölçü ve ağırlıkları, geçmiş dönem sipariş dağılımı, sezonluk dalgalanmalar, satış kanalları ve müşteri tipleri paylaşılır.
2. Çözüm tasarımı ve teklif: Depolama yöntemi, sipariş akışı, ambalaj standardı ve raporlama ihtiyacı belirlenir; fiyat bu tasarıma göre çıkarılır.
3. Sözleşme ve operasyon dokümanı: Kapsam, göstergeler ve akışlar yazıya dökülür.
4. Sistem entegrasyonu: İşletmenin ERP sistemi, e-ticaret altyapısı ve pazaryeri mağazaları depo yönetim sistemine bağlanır. Hazır bağlantıları entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.
5. Ana veri hazırlığı: Ürün kartları, barkodlar, koli içi adetler ve lot ya da son kullanma tarihi takibi gereken ürünlerin kuralları sisteme tanımlanır.
6. Stok transferi ve ilk sayım: Mevcut stok planlı olarak taşınır, teslim alınırken sayılır ve açılış stoğu iki tarafça onaylanır.
7. Test ve canlıya geçiş: Örnek siparişlerle tüm akış denenir, ardından gerçek siparişlere geçilir.
8. İlk dönem takibi: Canlı geçişin ardından göstergeler yakından izlenir, düzenli değerlendirme toplantılarıyla akışlarda gerekli düzeltmeler yapılır.

Geçişin süresini SKU sayısı, entegre edilecek sistem sayısı, ana verinin kalitesi ve stoğun nereden taşınacağı belirler. Bazı işletmeler riski azaltmak için kademeli geçişi tercih eder: önce bir satış kanalı ya da bir ürün grubu devredilir, akış oturduktan sonra diğerleri eklenir.

3PL ilişkisinde KPI ve SLA nasıl kurgulanır?

SLA (hizmet seviyesi anlaşması), 3PL firmasının hangi işi hangi kalitede yapacağını ölçülebilir hale getiren bölümdür. KPI'lar (temel performans göstergeleri) ise bu taahhüdün gerçekleşip gerçekleşmediğini gösteren ölçümlerdir. İyi kurgulanmış bir SLA'da hedef değer kadar ölçüm tanımı da önemlidir: "zamanında sevkiyat" ifadesi, hangi saatten önce gelen siparişin hangi saate kadar kargoya verileceği tanımlanmadan ölçülemez.

Göstergeler kadar raporlama ritmi de önemlidir. Günlük operasyon verisi anlık sorunları yakalamaya, dönemsel raporlar ise eğilimleri görmeye yarar. Değerlendirme toplantılarında göstergelerin yanında hedef dışı kalan olayların kök nedeni, yaklaşan kampanya dönemlerinin tahmini ve süreç iyileştirme önerileri birlikte ele alınır. Böylece SLA, sözleşmenin ekinde kalan bir tablo olmaktan çıkar ve operasyonu yöneten bir araca dönüşür.

Hedef değerler ürün tipine, sipariş profiline ve işletmenin kendi taahhütlerine göre birlikte belirlenir. Sipariş doğruluğunun nasıl hesaplandığını sipariş doğruluk oranı yazısında açıkladık.

3PL hizmet fiyatları neye göre belirlenir?

3PL fiyatlandırması, işletmenin kullandığı hizmetlerin birim fiyatlarının toplamından oluşur. Tek bir "3PL fiyatı" olmamasının nedeni budur: aynı depoda iki işletmenin maliyeti, ürünlerinin ve sipariş profillerinin farkı kadar değişir. Fiyatı etkileyen başlıca faktörler şunlardır:

• Depolama birimi ve süresi: Palet, raf gözü, metrekare ya da adet bazında kullanılan alan ve ürünün depoda kalma süresi.
• Elleçleme: Ürünün depoya giriş ve çıkışında yapılan fiziksel işlemler. Kavramın ayrıntısı elleçleme sayfasında.
• Sipariş profili: Sipariş sayısı, sipariş başına satır ve adet, B2B ile B2C siparişlerinin oranı.
• Katma değerli işler: Etiketleme, kutulama, set hazırlama gibi ek operasyonlar.
• Taşıma: Gönderi hacmi, mesafe, teslimat noktası sayısı ve taşıma modu.
• Özel koşullar: Şartlı depolama, lot ve son kullanma tarihi takibi ya da özel ambalaj gerektiren ürünler.
• Hacmin öngörülebilirliği: Sezonluk dalgalanmanın ne kadar önceden bilindiği, kapasite planını ve dolayısıyla maliyeti etkiler.

Fiyat yapısı olarak işlem bazlı model (kullanılan hizmet kadar ödeme), sabit ve değişken bileşenli model ya da işletmeye ayrılmış alan ve ekip üzerinden çalışan model kullanılabilir. Hangi modelin uygun olduğu hacmin istikrarına bağlıdır. Maliyetleri azaltmanın genel yollarını lojistik maliyetlerini düşürme yazısında derledik.

Doğru 3PL firması nasıl seçilir?

3PL firması seçimi, en düşük teklifi bulmaktan çok, operasyonunuzu yıllarca taşıyabilecek bir ortak bulma işidir. Görüşme ve depo ziyaretlerinde şu başlıkları sorgulamak karşılaştırmayı sağlamlaştırır:

• Benzer ürün ve sipariş profiline sahip işletmelerle çalışma deneyimi.
• Depo yönetim sisteminin stok, lot ve son kullanma tarihi izleme yeteneği ve size sunulan raporlar.
• Kullandığınız ERP, e-ticaret ve pazaryeri sistemleriyle bağlantı yöntemi.
• Sahip olunan yönetim sistemi belgeleri ve bilgi güvenliği uygulamaları.
• Kampanya ve sezon dönemleri için kapasite planlama yaklaşımı.
• Tek bir hizmetle başlayıp zamanla kapsamı genişletme esnekliği.

Seçim sürecinde sorulacak soruların ayrıntılı listesini 3PL seçimi ipuçları yazısında bulabilirsiniz.

3PL hizmetleri kimler için uygundur?

• Üreticiler: Fabrika çıkışındaki ürünü bayi, perakende ve e-ticaret kanallarına dağıtırken depo ve araç yatırımını büyütmek istemeyenler.
• İthalatçılar ve distribütörler: Gümrükleme, depolama ve yurt içi dağıtımı tek sözleşmede toplamak isteyenler.
• E-ticaret markaları: B2C siparişlerle birlikte pazaryeri ve kurumsal satışlarını da aynı stoktan yönetmek isteyenler. Bu profilin ayrıntısı e-ticaret lojistiği sayfasındadır.
• Hassas ürün tedarikçileri: Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi gibi şartlı depolama ve izlenebilirlik gerektiren ürün grupları.
• Yurt dışı markalar: Türkiye pazarına girerken yerel depo ve dağıtım altyapısını sıfırdan kurmak istemeyenler.

3PL her işletme için doğru cevap değildir. Üretim hattına bitişik depolama ya da çok özel ekipman gerektiren, hacmi yıl boyunca yüksek ve sabit seyreden, lojistiği rekabet avantajının merkezinde gören işletmeler kendi operasyonunu sürdürmeyi tercih edebilir. İki seçeneğin maliyet başlıklarını yan yana görmek için kendi depo mu, fulfillment mı yazısındaki karşılaştırma tablosu iyi bir başlangıçtır.

3PL firması olarak neden Logvance?

Logvance 2000'den beri sözleşmeli lojistik hizmeti verir. İstanbul Ataşehir'deki depolarımız ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuz aynı sistem ve ekiple yönetilir. Hizmet yelpazemiz depolama, stoklama, antrepo ve saklama, fulfillment, kargo ve dağıtım, deniz-hava-kara taşımacılığı, gümrükleme, etiketleme, kutulama, shrinkleme, kofreleme, iade yönetimi, çapraz sevkiyat ve WMS yazılımını kapsar. Böylece kapsamı tek bir hizmetle başlatıp ihtiyaç büyüdükçe genişletebilirsiniz.

• Sipariş hazırlamada hata oranımız %0,05; sipariş doğruluğumuz %99,95.
• Logvance WMS, stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler. Yazılım tarafının ayrıntısı WMS yazılım hizmetleri sayfasındadır.
• Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11, Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas bağlantıları hazırdır; tüm kanallar aynı stoktan beslenir.
• Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi ürünlerinde şartlı depolama yapılır.
• ISO/IEC 27001, ISO 45001 ve Kalite Yönetim Sistemi belgeleriyle çalışılır, kişisel veriler KVKK kapsamında işlenir.

Hangi hizmetleri devretmek istediğinizi, ürün ve sipariş profilinizi paylaşarak işletmenize özel 3PL fiyat teklifi isteyebilirsiniz. Teklif, kullanacağınız hizmetlerin kalem kalem fiyatlandırılmasıyla hazırlanır.