OTC & Sağlık Ürünleri Lojistiği

OTC ürün lojistiği hangi ürün gruplarını kapsar?

OTC ürün lojistiği, reçetesiz satılabilen sağlık ürünleri, gıda takviyeleri ve dermokozmetik ürünlerin izlenebilirlik ve saklama koşulları korunarak depolanması, sipariş hazırlığı ve dağıtımıdır. OTC, İngilizce over the counter ifadesinin kısaltmasıdır ve reçete gerektirmeden satın alınabilen ürünleri anlatır. Bu gruptaki ürünlerin ortak noktası, bir partide yaşanan sorunun o partiye ait bütün ürünlere kadar izlenebilmesi ihtiyacıdır.

Operasyon açısından ürün grupları şöyle ayrışır:

Bir ürünün yasal statüsü, yani gıda takviyesi, kozmetik, tıbbi cihaz ya da ruhsatlı ilaç olarak sınıflandırılması, hangi kanallardan satılabileceğini ve hangi kayıt yükümlülüklerine tabi olduğunu belirler. Bu statü ürün sahibinin kayıt ve ruhsat belgeleriyle netleşir. Operasyon kurgusu, depolama gereksinimleri ve satış kanalı kısıtları bu yüzden teklif öncesinde ürün sahibinin belgeleri üzerinden birlikte değerlendirilir.

Gıda takviyesi ve sağlık ürünleri depolama koşulları nasıl belirlenir?

Gıda takviyesi depolama ve sağlık ürünleri depolama koşullarını ürünün üreticisi belirler; koşullar ürün etiketinde ve üreticinin teknik bilgilerinde yer alır. Depo, bu talimatları ürün kartına işleyerek her ürünü uygun alanda saklar. Sayısal aralıklar üründen ürüne değiştiği için tek bir "doğru sıcaklık" yoktur; doğru olan, ambalajdaki talimattır.

• Nem: Tablet, kapsül ve toz formdaki ürünler nemden etkilenebilir. Nemli ortam hem içeriğe hem de karton kutu ve etiketlere zarar verir.
• Isı: Ürünlerin ısı kaynaklarından, doğrudan güneşten ve sıcaklık dalgalanmasının yüksek olduğu yükleme kapısı çevresinden uzak tutulması gerekir.
• Işık: Işığa duyarlı içeriklerde ürün, kapalı koli içinde ya da ışık almayan lokasyonda saklanır.
• Soğuk saklama talimatı: Etiketinde buzdolabında saklama talimatı bulunan ürünler normal şartlı depolama alanına uygun değildir. Bu ürünler için soğuk zincir ihtiyacı teklif öncesinde ayrıca değerlendirilir; genel çerçeveyi soğuk zincir lojistiği yazısında ele aldık.

Koşul yalnızca rafta değil, depoya gelişte de önemlidir. Islanmış, ezilmiş ya da uygun olmayan koşulda taşındığı anlaşılan koliler kabul aşamasında ayrılır ve ürün sahibine bildirilir. Taşıma koşullarına ilişkin beklentilerin tedarikçi ve nakliye firmasıyla da paylaşılması, sorunun depoya ulaşmadan önlenmesini sağlar.

Şartlı depolamada koşulun sürekli izlenmesi ve kayıt altına alınması, olası bir şikâyet ya da denetimde ürünün doğru koşulda tutulduğunu göstermenin yoludur. Koşul dışına çıkıldığında etkilenen lotların belirlenmesi ve ürün sahibine bildirilmesi, izleme sürecinin doğal devamıdır. İzleme yöntemi ve kayıtların paylaşım biçimi çalışmaya başlamadan önce kararlaştırılır.

Lot ve SKT takibi sağlık ürünlerinde neden standart olmalıdır?

Sağlık ürünlerinde stok, adetle birlikte lot numarası ve son kullanma tarihiyle yönetilir. Rafta yeterli adet görünse de bu adetlerin bir kısmı satışa uygun olmayacak kadar yakın tarihli olabilir. Lot kaydı olmayan bir depoda ise sorunlu bir partinin hangi alıcıya gittiğini bulmak neredeyse imkânsızdır. Kavramların ayrıntısı SKT ve lot sayfasındadır.

• Kabulde lot kaydı: Gelen her koli ve paletin lot numarası ile son kullanma tarihi sisteme işlenir; ön bildirimle uyuşmayan girişler ürün sahibi onay verene kadar satışa açılmaz.
• FEFO ile çıkış: Siparişler, son kullanma tarihi en yakın lottan hazırlanır. Bu yöntemin FIFO'dan farkını FIFO ve FEFO sayfasında anlattık.
• Kalan raf ömrü şartı: Eczane ve kurumsal alıcıların teslim aldıkları üründe istedikleri kalan raf ömrü kanal bazında tanımlanır; şartı karşılamayan lot o kanala atanmaz.
• Bloke ve karantina stok: Tarihi geçen, hasarlı ya da kalite incelemesi bekleyen lotlar satışa kapatılır ve ayrı izlenir.
• Tekil kodlu ürünler: Ambalajında karekod gibi ürün bazında benzersiz kod taşıyan ürünlerde, lot bilgisine ek olarak kodun okutulması ve kayda alınması gerekebilir.

Somut bir örnekle düşünelim. Varsayalım bir vitamin markası aynı ürünü farklı zamanlarda üretilmiş üç lot halinde depoya gönderdi. Lot kaydı tutulan bir depoda bu üç lot rafta yan yana dursa bile sistemde ayrı izlenir: her siparişe hangi lottan ürün gittiği bellidir. Aylar sonra lotlardan birinde etiket hatası fark edildiğinde, marka yalnızca o lotun alıcılarına ulaşır; diğer iki lot satışa devam eder. Kayıt tutulmayan depoda ise aynı durumda ürünün tüm stoğunu satıştan çekmek tek güvenli seçenek olur.

Geri çağırma durumunda depo nasıl hazırlıklı olur?

Geri çağırma (recall), bir ürünün ya da belirli bir partinin kalite, güvenlik veya etiket sorunu nedeniyle piyasadan toplanmasıdır. Geri çağırma kararı ve resmi bildirim yükümlülükleri ürün sahibine aittir; deponun görevi, kararın hızla ve eksiksiz uygulanabilmesi için gereken veriyi ve fiziksel işlemi sağlamaktır. Hazırlıklı bir depoda süreç şu adımlarla ilerler:

1. Talimatın alınması: Ürün sahibi, geri çağrılacak ürünü ve lot numaralarını yazılı olarak bildirir.
2. Stokun bloke edilmesi: İlgili lotlar depo yönetim sisteminde anında satışa kapatılır; açık siparişlere atanmışsa bu atamalar kaldırılır.
3. Depodaki miktarın çıkarılması: Lotun kullanılabilir, rezerve ve bloke stoklarda ne kadar olduğu raporlanır.
4. Sevk edilen siparişlerin listelenmesi: O lottan hangi tarihte, hangi siparişle, hangi eczaneye, kurumsal müşteriye ya da son tüketiciye kaç adet gönderildiği sistemden çıkarılır.
5. Geri dönen ürünlerin kabulü: Toplanan ürünler ayrı bir alanda kabul edilir, sayılır ve satışa kapalı stokta tutulur.
6. Kayıt ve raporlama: Sevk edilen, geri dönen ve depoda kalan miktarların mutabakatı ürün sahibine raporlanır.
7. Son işlem: Ürünlerin imhası ya da tedarikçiye iadesi, ürün sahibinin talimatı ve ilgili mevzuata göre uygulanır.

Bazı ürün sahipleri gerçek bir olay yaşanmadan, rastgele seçilen bir lot üzerinden sevkiyat izini sürerek tatbikat yapar. Bu tatbikat, kayıtların gerçekten beklenen ayrıntıda tutulup tutulmadığını görmenin en kolay yoludur.

Bu adımların hızı, sevk kayıtlarının lot bazında tutulmasına bağlıdır. Logvance WMS her çıkışı lot, sipariş ve alıcı bilgisiyle kaydettiği için geri çağırma listesi sistemden çıkarılır; kavramın genel çerçevesini izlenebilirlik sayfasında anlattık.

E-ticaret ve eczane dağıtımı aynı stoktan nasıl yürür?

Gıda takviyesi ve sağlık ürünü markaları çoğu zaman aynı ürünü hem eczane ve kurumsal kanala toplu olarak hem de e-ticaret ve pazaryerleri üzerinden son tüketiciye satar. İki kanal için ayrı depo tutmak stoğu böler ve lot takibini iki farklı kayda dağıtır. Aynı depoda yönetildiğinde kanallar şöyle ayrışır:

E-ticarette satılabilecek ürünler ile yalnızca belirli kanallarda satılabilecek ürünler arasındaki ayrım mevzuatla belirlenir ve pazaryerlerinin kategori kurallarıyla da sınırlanabilir. Bu ayrım, kanal entegrasyonları kurulmadan önce ürün bazında netleştirilir. Sağlık sektöründe lojistiğin genel çerçevesini sağlık sektörü lojistiği yazısında bulabilirsiniz.

Sağlık ürünü iadeleri nasıl değerlendirilir?

E-ticaret ve pazaryeri kanalından dönen sağlık ürünleri, stoğa geri alınmadan önce ayrı bir kabul alanında kontrol edilir. Kontrolde koruma bandının ya da mührün sağlamlığı, kutunun durumu, ürünün lot numarasının kayıtlarla eşleşmesi ve son kullanma tarihinin yeniden satışa uygunluğu değerlendirilir. Hangi durumda ürünün yeniden satışa alınacağı, ürün sahibinin iade politikası ve ilgili mevzuat çerçevesinde önceden tanımlanır. Karar gerektiren ürünler satışa kapalı stokta bekletilir. İade sürecinin tamamını iade yönetimi sayfasında anlattık.

OTC ve gıda takviyesi lojistiği fiyatları neye göre belirlenir?

Fiyat, ürünlerin fiziksel özellikleri ve operasyonun gerektirdiği kontrol yoğunluğuyla belirlenir. Standart bir ürünle aynı hacimdeki lot takipli bir ürün, kabulde ve sevkiyatta daha fazla işlem gerektirir. Başlıca faktörler şunlardır:

• Depolama alanı ve süresi: Palet, raf gözü ya da adet bazında kullanılan alan ile şartlı depolama gereksinimi.
• Mal kabul yükü: Lot sayısı, karışık lotlu kolilerin ayrıştırılması ve tekil kod okutma ihtiyacı.
• Sipariş profili: B2C siparişlerin sayısı, B2B sevkiyatların koli ve palet yapısı.
• Ambalaj: Kırılabilir ya da nemden korunması gereken ürünler için iç ambalaj ve dolgu.
• Katma değerli işler: Etiketleme, set hazırlama, broşür ekleme.
• Raporlama: Lot bazlı sevkiyat raporları ve dönemsel stok raporlarının kapsamı.
• İade kontrolü: Dönen ürünün ambalaj, lot ve tarih kontrolünün ayrıntı düzeyi.

Teklifleri karşılaştırırken birim fiyatların yanında hangi kontrollerin fiyata dahil olduğuna da bakılmalıdır. Lot kaydı, kalan raf ömrü kontrolü ve lot bazlı raporlamanın ayrı kalem olarak mı, yoksa temel hizmetin parçası olarak mı sunulduğu toplam maliyeti değiştirir.

OTC ve gıda takviyesi lojistiği kimler için uygundur?

• Gıda takviyesi markaları: Satışlarının önemli kısmını kendi siteleri ve pazaryerleri üzerinden yapan, lot ve son kullanma tarihi takibini elle yürütmekte zorlanan markalar.
• Eczane kanalına satış yapan firmalar: Dermokozmetik ve sağlık ürünlerini eczanelere ve ecza depolarına toplu sevk ederken aynı stoktan e-ticaret siparişi de karşılamak isteyenler.
• İthalatçılar ve yurt dışı marka temsilcileri: İthal ürünün gümrükleme, depolama ve yurt içi dağıtımını tek lojistik ortağında toplamak isteyenler.
• Pazaryeri satıcıları: Sağlık ve kişisel bakım kategorilerinde birden fazla pazaryerinde satış yapan satıcılar. Kanal kurallarına göre operasyonun ayrıntısı pazaryeri lojistiği sayfasındadır.

Sağlık ürünleri lojistiğinde neden Logvance?

Logvance 2000'den beri depolama ve dağıtım operasyonu yürütür; OTC, gıda takviyesi, kozmetik ve dermokozmetik ürünlerde şartlı depolama yapar. İstanbul Ataşehir'deki depolarımız ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuz aynı sistem ve ekiple yönetilir.

• İzlenebilir stok: Logvance WMS stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler; bir lotun hangi siparişlerle çıktığı sistemden raporlanabilir.
• Sipariş doğruluğu: Sipariş hazırlamada hata oranımız %0,05; sipariş doğruluğumuz %99,95.
• Tek stok, tüm kanallar: Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas entegrasyonları hazırdır.
• Yönetim sistemleri: ISO/IEC 27001, ISO 45001 ve Kalite Yönetim Sistemi belgeleriyle çalışılır; kişisel veriler KVKK kapsamında işlenir.

Kozmetik ürün grubunuz da varsa kozmetik lojistiği sayfasında o kategorinin ayrıntılarını bulabilirsiniz. Ürün gruplarınızı, saklama talimatlarını, lot yapınızı ve satış kanallarınızı paylaşarak fiyat teklifi isteyebilirsiniz; ürün statüsüne bağlı gereklilikler bu aşamada birlikte değerlendirilir.