Logvance WMS: depoyu yöneten yazılımı da biz yazdık

Logvance WMS nedir, kimin için geliştirildi?

Logvance WMS, Logvance'ın kendi depolarını yönetmek için geliştirdiği ve müşterilerine de sunduğu depo yönetim sistemidir. Satın alınmış bir paketin üzerine kurulmuş bir uyarlama değildir; 2000'den beri yürüttüğümüz depo operasyonunun ihtiyaçlarından çıkmış, İstanbul Ataşehir'deki depolarımızda ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuzda her gün çalışan yazılımın kendisidir. Depo yönetim sistemi kavramının ne olduğunu, hangi modüllerden oluştuğunu ve ERP, OMS ve TMS'ten nasıl ayrıldığını WMS nedir sayfasında anlattık; bu sayfa ürünün kendisini anlatır.

Yazılım iki farklı kullanıcı grubuna hizmet eder:

• Fulfillment ve 3PL müşterilerimiz: Stoğunu depolarımızda tutan markalar, kendi kullanıcı hesabıyla sisteme girer; stok, sipariş ve iade hareketlerini bize sormadan izler.
• Kendi deposunu yöneten işletmeler: Operasyonu kendi deposunda yürütmek isteyen firmalar yazılımı bulut üzerinden ya da kendi sunucularına kurarak kullanır. Operasyon Logvance'ta olmak zorunda değildir.

Bir sipariş Logvance WMS'te hangi adımlardan geçer?

Sistemin ne yaptığını görmenin en kısa yolu, tek bir e-ticaret siparişini pazaryerinden kargo aracına kadar izlemektir:

1. Siparişin düşmesi: Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama gibi pazaryerlerinden ya da Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas altyapısındaki mağazadan gelen sipariş, entegrasyon üzerinden sisteme aktarılır. Ürünler satılabilir stoktan bu siparişe ayrılır; aynı adet başka bir kanalda ikinci kez satılamaz.
2. Kesim saatine göre sıralama: Bekleyen faturalar 14:00 kesim saatine göre iki kuyrukta görünür. Gün içinde hangi siparişin bugün çıkacağı tahmin edilmez, panoda görülür.
3. Toplama görevi: Depo personelinin el terminaline lokasyon sırasına göre dizilmiş görev listesi düşer. Personel önce lokasyon, sonra ürün barkodunu okutur; yanlış ürün, yanlış lot ya da eksik adet okutulursa terminal işlemi onaylamaz.
4. Paketleme doğrulaması: Toplanan ürünler paketleme masasında bir kez daha okutulur. Sipariş tamamlandığında kargo etiketi ve fatura sistemden üretilir.
5. Sevk ve geri bildirim: Paket kargo firmasına göre ayrılır, çıkış okutmasıyla sevk kaydı oluşur; takip numarası satış kanalına geri yazılır.
6. Stok düşümü ve rapor: Ürün lokasyon ve lot bazında stoktan düşer. Aynı hareket panodaki sayaçlara, haftalık sipariş ve ürün raporuna ve müşterinin kendi görünümüne anında yansır.

Bu akışta hiçbir adım personelin hafızasına bırakılmaz; hata müşteriye ulaştıktan sonra değil, okutma anında yakalanır. Sipariş hazırlamadaki doğruluk oranımız %99,95'tir. Yanlış gönderimin nasıl önlendiğini barkod doğrulama yazısında ayrıntılı anlattık.

Stok neden SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izlenir?

Bir muhasebe programının stok kartı "depoda 120 adet var" der. Logvance WMS ise bu 120 adedin hangi lokasyonlarda, hangi partilerle ve hangi son kullanma tarihiyle durduğunu bilir. Bu ayrım, kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi gibi tarih hassasiyeti olan ürün gruplarında zorunludur:

Envanter modülü bu dört boyutu birlikte gösterir. Satışa açık stok ile rafta duran stok arasındaki fark, blokeli ve hasarlı ürünler ayrı görünür; kanallara satılabilir stok gönderilir.

Hangi pazaryerleri, e-ticaret altyapıları ve ERP sistemleriyle entegre çalışır?

Entegrasyon, siparişi ekrana getiren bağlantıdır; siparişi müşteriye götüren depo operasyonudur. Logvance WMS'te ikisi aynı sistemde durur. Hazır bağlantılar üç grupta toplanır:

Listede olmayan bir ERP ya da özel yazılım kullanıyorsanız bağlantı müşteriye özel entegrasyonla kurulur; entegrasyonu yazan ekip de Logvance'ın kendi ekibidir. Hangi verinin hangi yöne aktığını ve entegrasyonda sık yapılan hataları WMS ERP entegrasyonu yazısında, kanal bağlantılarının tamamını entegrasyonlar sayfasında bulabilirsiniz.

Sahada hangi donanımlarla çalışır?

Depo yönetim sistemi asıl işini ofisteki ekranda değil, raf arasındaki cihazda yapar. Logvance WMS'in saha katmanı üç donanımdan oluşur:

• Android el terminali: Depolarımızda Zebra ve Honeywell marka endüstriyel Android terminaller kullanılır. Toplama, yerleştirme, sayım ve iade kabul görevleri bu ekranda ilerler; her adım barkod okutmasıyla doğrulanır. Cihazın seçimi ve rolü için el terminali terimine bakabilirsiniz.
• Sabit barkod okuyucu: Paketleme ve mal kabul masalarında ürünler sabit okuyucuyla ikinci kez doğrulanır.
• Etiket yazıcı: Ürün, koli, lokasyon ve kargo etiketleri sistemden üretilip basılır. Etiketin okunabilirliği doğrulama gücünü doğrudan belirler.

Kendi deponuzda kullanacaksanız mevcut Android terminalleriniz sisteme bağlanabilir; donanım listesi kurulum öncesi analizde birlikte çıkarılır.

Bulut mu, kendi sunucunuza kurulum mu?

Logvance WMS her iki modelde de sunulur. Seçim, yazılımın özelliklerinden çok işletmenizin bilgi işlem yapısına ve veri politikasına bağlıdır:

İki modelin geçiş sürecine etkisini WMS kurulumu ve geçiş süreci yazısında, karar kriterlerini WMS seçimi yazısında anlattık.

Fulfillment müşterisi olarak sisteme nasıl erişirsiniz?

Logvance ile çalışan bir marka, stoğunu uzaktan yönettiği için sağlayıcının sistemine ne kadar erişebildiğine bakmalıdır. Logvance WMS çok müşterili bir 3PL sistemi olarak tasarlandı: aynı depoda birden fazla markanın stoğu cari kart bazında birbirinden ayrılır, her müşteri yalnızca kendi verisini görür. Pano, cari kart seçilerek tek bir müşterinin operasyonuna indirgenir; o gün kaç siparişin geldiği, kaçının paketlendiği, kaç iadenin açılıp yerleştirildiği ve istifleme havuzunda ne beklediği canlı sayaçlarla izlenir. Stok sorusu için e-posta atılmaz, sisteme girilir. Bu yapının tek şirketli bir WMS'ten farkını 3PL WMS yazısında bulabilirsiniz.

Kendi deponuzda Logvance WMS nasıl devreye alınır?

Yazılımı kendi operasyonunuz için kullanmak istediğinizde süreç, depo yerine önce iş akışıyla başlar:

1. Analiz: Ürün grubunuz, SKU sayınız, satış kanallarınız, kullandığınız ERP ve kargo firmaları, lot ve son kullanma tarihi ihtiyacınız birlikte çıkarılır.
2. Ana veri ve lokasyon hazırlığı: Barkodsuz ürünler, mükerrer kartlar ve adreslenmemiş raflar canlıya geçmeden düzeltilir.
3. Kurulum ve entegrasyon: Bulut ya da yerinde kurulum yapılır; pazaryeri, altyapı ve ERP bağlantıları test edilir.
4. Eğitim ve geçiş sayımı: Depo ekibi el terminaliyle çalışmayı öğrenir; başlangıç stoku lokasyon bazında sayılarak sisteme alınır.
5. Canlıya geçiş: Operasyon sistem üzerinden yürümeye başlar; ilk dönemde raporlar ve ekranlar ihtiyaca göre düzenlenir.

Sürenin ne kadar tutacağı SKU sayısına, ana verinin temizliğine ve entegre edilecek sistem sayısına göre değişir; takvim analiz tamamlandıktan sonra netleşir. E-ticaret deposunda hangi özelliklerin şart olduğunu e-ticaret depo yazılımı yazısında listeledik.

Hazır paket bir WMS'ten farkı nedir?

Piyasadaki çoğu depo yazılımı, yazılım firmasının depo operasyonu yürütmediği bir modelde geliştirilir; ihtiyaç müşteriden dinlenir, yol haritasına yazılır, sırası gelince kodlanır. Logvance'ta ihtiyacı gören ekiple yazan ekip aynı çatı altındadır. Bunun üç somut sonucu vardır:

• Değişiklik hızı: Eksik bir ekran ya da rapor için üçüncü bir tedarikçinin takvimi beklenmez.
• Sahadan gelen modüller: İstifleme havuzu, problem çözüm listesi ve sıcak dağıtım gibi başlıklar pazarlama listesinden değil, depo ekibinin günlük işinden çıkmıştır.
• Tek muhatap: Operasyon da yazılım da bizde olduğu için bir sorun arandığında lojistik firması ile yazılım firması arasında kalmazsınız.

Fiyatlandırma nasıl işler?

Logvance WMS için standart bir paket listesi yoktur; fiyat, projeye göre hazırlanan teklifle belirlenir. Teklifi belirleyen başlıklar depo ve kullanıcı sayısı, sipariş hacmi, entegre edilecek pazaryeri, altyapı ve ERP sayısı, bulut ya da yerinde kurulum tercihi, el terminali ihtiyacı ve eğitim kapsamıdır. Fulfillment müşterilerimiz için sistem erişimi operasyon hizmetinin parçasıdır. WMS fiyatını hangi değişkenlerin belirlediğini ve gizli maliyetleri WMS fiyatları yazısında anlattık; kendi operasyonunuz için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.

Veri güvenliği ve yetkilendirme nasıl sağlanır?

Logvance, ISO/IEC 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi belgesine sahiptir ve KVKK kapsamında veri işleme süreçlerini yürütür. Sistemde her kullanıcı kendi hesabıyla çalışır; Depo Logları modülü depodaki hareketleri kullanıcı ve zaman bilgisiyle kayıt altında tutar, bir ürünün en son kim tarafından ve hangi işlem için hareket ettirildiği sorgulanabilir. Belgelerimizin listesini belgelerimiz sayfasında görebilirsiniz.