ERP açılımı nedir, Türkçesi ne demek?

ERP, "Enterprise Resource Planning" ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir. Şirketin finans, satın alma, satış, stok, üretim ve insan kaynakları gibi süreçlerini tek bir veri tabanında birleştiren iş yazılımlarını tanımlar. Terim, üretimdeki malzeme planlama sistemlerinden doğmuştur.

ERP programı ne işe yarar?

ERP, departmanların aynı veriyle çalışmasını sağlar. Satışta girilen sipariş stokta rezervasyona, depoda sevkiyata, muhasebede faturaya ve cari hesaba otomatik yansır. Böylece veri tekrar tekrar girilmez, departmanlar arası uyumsuzluklar azalır ve yönetim şirketin durumunu tek kaynaktan raporlayabilir.

ERP ile WMS aynı şey mi?

Hayır. ERP şirketin ticari ve mali kaydını yönetir; stoku ürün bazında toplam miktar ve değer olarak tutar. WMS ise depodaki fiziksel operasyonu yönetir; stoku lokasyon, lot ve son kullanma tarihi bazında izler, personeli toplama ve yerleştirme görevlerine yönlendirir. İki sistem genellikle entegre çalışır.

Küçük işletmeler ERP kullanmalı mı?

İşletmenin ihtiyacına bağlıdır. Tek kanaldan satış yapan, az ürünlü ve az personelli bir işletmede ön muhasebe ve e-fatura programı yeterli olabilir. Birden fazla satış kanalı, depo, tedarikçi ve çalışan olduğunda aynı verinin farklı yerlerde tutulması hata üretmeye başlar; bu noktada ERP değerlendirilmelidir.

ERP ile pazaryeri entegrasyonu nasıl çalışır?

Entegrasyon, ürün, stok, sipariş ve fatura verisinin sistemler arasında otomatik aktarılmasıdır. Genellikle ürün kartı ERP'den pazaryerine gönderilir, pazaryeri siparişleri ERP'ye ya da depo sistemine düşer, satılabilir stok depo sisteminden pazaryerine güncellenir ve sevkiyat sonrası fatura ile takip numarası geri bildirilir.

ERP Nedir? ERP Ne Demek, Modülleri Nelerdir?

ERP ne demek, açılımı nedir?

ERP, İngilizce Enterprise Resource Planning ifadesinin kısaltmasıdır. Türkçede kurumsal kaynak planlaması olarak çevrilir. Buradaki "kaynak" yalnızca para değildir; stok, hammadde, makine, personel ve zaman da şirketin planlaması gereken kaynaklardır. ERP yazılımı bu kaynakların hepsini aynı veri tabanında tutarak departmanların aynı rakama bakmasını sağlar.

Kavramın kökü üretim sektörüne dayanır. Fabrikalarda hangi hammaddeden ne zaman, ne kadar gerektiğini hesaplayan malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) sistemleri, zamanla üretim kapasitesi ve maliyet planlamasını da kapsayan MRP II'ye dönüştü. Finans, insan kaynakları, satış ve dağıtım gibi alanların da aynı yapıya eklenmesiyle 1990'larda ERP adı yaygınlaştı. Bugün ERP yalnızca üreticiler değil; toptancılar, perakendeciler, e-ticaret şirketleri ve hizmet firmaları tarafından da kullanılır.

ERP sistemi nasıl çalışır?

ERP'nin temel fikri tek veri, çok kullanıcıdır. ERP olmayan bir şirkette satış ekibi siparişi kendi tablosuna, depo sevkiyatı kendi defterine, muhasebe faturayı ayrı bir programa girer. Aynı sipariş üç kez yazılır ve her kopyada farklı bir hata oluşabilir. ERP'de ise bir kayıt bir kez oluşturulur ve ilgili tüm modüller o kaydı kullanır.

Varsayalım bir kozmetik distribütörü bir eczane zincirinden 200 koli sipariş aldı. ERP içinde şu zincir kendiliğinden işler:

Satış modülü siparişi müşteri kartına, fiyat listesine ve kredi limitine göre kaydeder.
Stok modülü ürünlerin yeterli olup olmadığını kontrol eder ve miktarı siparişe ayırır.
Stok yetersizse satın alma modülü tedarikçiye verilecek sipariş için öneri üretir.
Sevkiyat yapıldığında irsaliye ve fatura oluşur; finans modülü müşterinin cari hesabına borç, stok değerine çıkış kaydeder.
Raporlama tarafında yönetim, siparişin kârlılığını ve tahsilat durumunu aynı ekrandan görür.

Hiçbir departman diğerinden bilgi istemek için telefon açmaz; herkes aynı kaydın kendine düşen kısmıyla çalışır.

ERP modülleri nelerdir?

ERP yazılımları modüler yapıdadır. Şirket, işine göre bu modüllerin bir kısmını ya da tamamını kullanır. En yaygın modüller şunlardır:

Modül	Kapsam	Lojistik ve depoyla ilişkisi
Finans ve muhasebe	Genel muhasebe, cari hesaplar, banka, bütçe, maliyet muhasebesi	Stok değeri, depolama ve taşıma maliyetlerinin gider olarak izlenmesi
Satın alma	Tedarikçi kartları, satın alma talepleri ve siparişleri, fiyat anlaşmaları	Depoya gelecek malın miktarı ve tarihi bu siparişten doğar
Satış ve dağıtım	Teklif, sipariş, fiyat listeleri, müşteri koşulları	Depodan çıkacak siparişin kaynağı ve sevk koşulları
Stok ve envanter	Ürün kartları, stok miktarı, stok değerleme, depo transferleri	Toplam stok ve değer bilgisi; lokasyon detayı genellikle sınırlıdır
Üretim planlama	Ürün ağaçları, iş emirleri, kapasite ve malzeme planlaması	Hammadde çekişi ve mamul girişlerinin depoyla eşleşmesi
İnsan kaynakları ve bordro	Personel kartları, izin, puantaj, bordro	Depo iş gücü maliyetinin takibi
Müşteri ilişkileri (CRM)	Müşteri görüşmeleri, fırsatlar, satış süreci	Teslimat şikâyetleri ve müşteri geçmişinin kaydı
E-belge	E-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye gibi elektronik belgelerin oluşturulması	Sevkiyatın resmi belgesi olan irsaliye ve faturanın düzenlenmesi
Raporlama ve iş zekası	Yönetim raporları, göstergeler, analizler	Stok devir hızı, sipariş karşılama ve maliyet analizleri

Elektronik belgelerin hangi şirketler için zorunlu olduğu ve geçiş tarihleri Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemelerine bağlıdır; güncel kapsam GİB duyurularından kontrol edilmelidir. Sevkiyat belgesinin kendisi için irsaliye terimine bakabilirsiniz.

ERP ile ön muhasebe programı arasındaki fark nedir?

Ön muhasebe programları fatura kesmek, cari hesap tutmak ve temel stok giriş-çıkışı yapmak için tasarlanmıştır. Kayıt, çoğunlukla işlem bittikten sonra girilir: ürün sevk edilir, ardından fatura kesilir. ERP ise işi başladığı noktadan itibaren yönetir. Satın alma talebi, onay süreci, satış siparişi, üretim emri ve sevkiyat planı ERP içinde birbirine bağlı belgeler olarak oluşur; fatura bu zincirin son halkasıdır.

Pratik fark şuradan anlaşılır: ön muhasebe programında "geçen ay ne sattık?" sorusunun cevabı vardır. ERP'de ise "gelecek hafta hangi ürün biter, hangi tedarikçiye ne zaman sipariş verilmeli, bekleyen siparişlerin kaçı stokla karşılanabilir?" sorularına da cevap aranır. Şirket büyüdükçe, çalışan ve kanal sayısı arttıkça bu ikinci tür sorular belirleyici hale gelir.

ERP'nin lojistik ve depo ile ilişkisi nedir?

ERP, şirketin ticari ve mali gerçekliğini tutar: hangi ürünü kimden, kaça aldık; kime, kaça sattık; elimizdeki stoğun değeri ne? Depo ise fiziksel gerçekliği yönetir: ürün hangi rafta, hangi partide, hangi siparişe toplanıyor? İki gerçeklik birbirine bağlı olmak zorundadır, çünkü depodaki her hareketin bir ticari karşılığı vardır.

Lojistik açısından ERP üç noktada devreye girer:

Depoya giriş: Satın alma siparişi, depoya ne geleceğini söyler. Tedarikçi gönderimi yola çıkardığında bu bilgi ön sevk bildirimi (ASN) olarak depoya iletilebilir.
Depodan çıkış: Satış siparişi depoya ne çıkacağını söyler; sevkiyat tamamlandığında irsaliye ve fatura ERP'de oluşur.
Stok değeri: Depodaki sayım farkları, hasarlı ürünler ve iadeler ERP'de mali kayda dönüşür.
Lojistik maliyeti: Depolama, paketleme, kargo ve dış hizmet faturaları ERP'de gider olarak toplanır. Sipariş başına lojistik maliyetini hesaplamak için bu giderlerin satış verisiyle aynı yerde durması gerekir.

Depo kendi şirketinizde de olsa, bir fulfillment firmasında da olsa bu bağlantı değişmez. Değişen, fiziksel operasyonun hangi sistemde yürüdüğü ve ERP'ye hangi sıklıkla, hangi ayrıntıda veri döndüğüdür. Maliyet kalemlerinin nasıl ayrıştırılacağını fulfillment maliyeti nasıl hesaplanır yazısında anlattık.

ERP ile WMS arasındaki fark nedir?

ERP ve WMS (depo yönetim sistemi) ikisi de stok tuttuğu için birbirinin yerine kullanılabilir sanılır. Oysa bakış açıları farklıdır:

Başlık	ERP	WMS
Temel amaç	Şirketin tüm kaynaklarını ve mali kaydını yönetmek	Depodaki fiziksel operasyonu yönetmek
Stok bilgisi	Ürün bazında toplam miktar ve değer	Lokasyon, lot, son kullanma tarihi ve seri numarası bazında miktar
Kullanıcı	Muhasebe, satın alma, satış, yönetim	Depo personeli, vardiya sorumlusu, operasyon müdürü
Çalışma ortamı	Ofis bilgisayarı	El terminali, barkod okuyucu, paketleme istasyonu
İşlem sıklığı	Belge bazında (sipariş, fatura, irsaliye)	Okutma bazında (her ürün, her lokasyon, her koli)
Yönlendirme	Ne yapılacağını kaydeder	Personele ne yapacağını, nerede ve hangi sırayla yapacağını söyler

ERP'nin stok modülü neden yüksek hacimli fulfillment için çoğu zaman yetmez?

Az sayıda ürünün palet ya da koli halinde, günde birkaç sevkiyatla çıktığı bir B2B deposunda ERP'nin stok modülü işi görebilir. E-ticaret fulfillment operasyonunda ise tablo değişir:

Lokasyon derinliği: ERP genellikle "depo" ya da "alt depo" seviyesinde stok tutar. Aynı ürünün farklı raf gözlerinde durması, toplama rotası ve yenileme ihtiyacı bu seviyede yönetilemez.
Görev yönetimi: Günde yüzlerce tek ürünlü siparişin gruplanması, dalgalar halinde toplanması ve personele dağıtılması ERP'nin tasarım amacı değildir.
Okutma doğrulaması: Yanlış ürünün ya da yanlış varyantın koliye girmesini engelleyen adım adım barkod kontrolü, el terminaliyle çalışan bir depo yazılımı gerektirir.
Lot ve son kullanma tarihi: Kozmetik, OTC ve gıda takviyesinde hangi partinin önce çıkacağının otomatik belirlenmesi, lokasyon bazlı lot bilgisi olmadan sağlanamaz. Ayrıntı için SKT ve lot sayfasına bakabilirsiniz.
Kanal hızı: Pazaryerlerinde satılabilir stok, sipariş geldikçe anlık güncellenmelidir. Belge bazlı çalışan bir yapıda bu gecikme, stokta olmayan ürünün satılmasına yol açabilir.
İade akışı: Dönen ürünün kontrol edilmesi, satılabilir ya da hasarlı olarak ayrılması ve doğru lokasyona yerleştirilmesi ayrı bir operasyon adımıdır.

Bu yüzden büyüyen e-ticaret şirketlerinde yaygın yapı, ERP'nin mali kayıt ve ana veri için, WMS'in ise depo operasyonu için kullanılması ve ikisinin entegrasyonla konuşmasıdır.

ERP, WMS ve pazaryeri entegrasyonu nasıl kurulur?

Entegrasyonda en önemli karar, her veri türü için tek bir ana kaynak belirlemektir. Aynı bilgi iki sistemde de değiştirilebiliyorsa bir süre sonra iki farklı gerçeklik oluşur. Yaygın bir veri akışı şöyledir:

Ürün kartı: SKU, barkod, ölçü ve ağırlık bilgisi ERP'de oluşturulur ve WMS'e aktarılır.
Satın alma ve mal kabul: ERP'deki satın alma siparişi WMS'e beklenen giriş olarak düşer; depo kabulü tamamladığında gerçekleşen miktar ERP'ye geri döner.
Sipariş: Pazaryeri ve web sitesi siparişleri doğrudan ya da bir sipariş yönetim sistemi (OMS) üzerinden WMS'e iletilir.
Stok: Satılabilir stok WMS'ten pazaryerlerine ve web sitesine yayınlanır; tüm kanallar aynı sayıyı görür.
Sevkiyat ve belge: WMS sevkiyatı tamamladığında ERP'de irsaliye ve fatura oluşur; kargo takip numarası satış kanalına bildirilir.
İade ve sayım farkları: WMS'teki iade kabulü ve sayım düzeltmeleri ERP'ye mali kayıt olarak aktarılır.

Veri	Genellikle ana kaynak	Kullanan sistemler
Ürün kartı ve fiyat	ERP	WMS, pazaryeri, web sitesi
Lokasyon, lot, SKT bazlı stok	WMS	ERP (özet), satış kanalları (satılabilir miktar)
Müşteri siparişi	Satış kanalı ya da OMS	WMS, ERP
Fatura ve cari hesap	ERP	Muhasebe, satış kanalı
Sevkiyat ve takip numarası	WMS ve kargo sistemi	Satış kanalı, ERP, müşteri

Çok kanallı satışta stok ve sipariş akışının nasıl kurgulandığını omni-channel lojistik yazısında da ele aldık.

ERP seçerken nelere dikkat edilmeli?

ERP seçimi bir yazılım alımından çok, şirketin nasıl çalışacağına dair bir karardır. Kavramsal olarak değerlendirilmesi gereken başlıklar şunlardır:

Önce süreç, sonra yazılım: Satın almadan faturaya kadar mevcut akış yazılı hale getirilmeden yapılan seçim, yazılımı şirkete değil şirketi yazılıma uydurmaya zorlar.
Sektör uyumu: Üretim, toptan dağıtım, perakende ve e-ticaret farklı ihtiyaçlar doğurur. Lot ve son kullanma tarihi takibi, varyantlı ürün yapısı ya da çok para birimi gibi ihtiyaçlar baştan listelenmelidir.
Yerel mevzuat: E-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve vergi raporlamasının Türkiye mevzuatına uygun çalışması gerekir.
Entegrasyon kabiliyeti: WMS, pazaryerleri, e-ticaret altyapısı, banka ve kargo sistemleriyle veri alışverişi için belgelenmiş bir entegrasyon yolu olmalıdır.
Kurulum modeli: Bulut tabanlı ERP altyapı yükünü azaltır; kurulu ERP veri üzerinde daha fazla kontrol sağlar.
Toplam maliyet: Lisans ya da abonelik bedelinin yanında kurulum, veri aktarımı, özelleştirme, eğitim ve yıllık destek maliyeti birlikte hesaplanmalıdır.
Veri aktarımı ve eğitim: Eski sistemden gelen cari, stok ve ürün verisinin temizlenmesi ile kullanıcı eğitimi, projenin en çok zaman alan kısımlarıdır.

ERP projesi hangi aşamalardan geçer?

Yazılım seçildikten sonra canlı kullanıma geçiş, belirli bir sırayla ilerlediğinde daha az sürprizle sonuçlanır. Genel hatlarıyla aşamalar şöyledir:

Analiz: Departmanların mevcut iş akışları, belgeleri ve raporları çıkarılır; ERP'de nasıl işleyecekleri kararlaştırılır.
Ana veri hazırlığı: Ürün, cari, tedarikçi ve hesap planı kayıtları tekilleştirilir. Tekrar eden ürün kartları ve eksik barkodlar bu aşamada temizlenir.
Kurulum ve parametreler: Modüller, onay akışları, yetkiler ve belge şablonları tanımlanır.
Entegrasyonlar: Depo yazılımı, satış kanalları, banka ve e-belge bağlantıları kurulur ve gerçek senaryolarla test edilir.
Eğitim ve deneme: Kullanıcılar kendi günlük işlerini test ortamında baştan sona yapar.
Canlıya geçiş: Açılış bakiyeleri ve stoklar aktarılır; ilk dönemde eski ve yeni kayıtlar karşılaştırılarak farklar kapatılır.

Stok verisinin ERP'ye doğru aktarılması için geçişten önce depoda tam sayım yapılması, açılış stokunun güvenilirliğini belirler.

Logvance ile çalışırken ERP ve depo operasyonu nasıl ayrışır?

Logvance, 2000'den beri depolama, fulfillment, kargo ve dağıtım operasyonu yürüten bir lojistik şirketidir. Depolarımızda stok, sipariş ve iade hareketleri kendi geliştirdiğimiz Logvance WMS üzerinde SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izlenir. Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas entegrasyonları sayesinde tüm kanalların siparişleri aynı stoktan karşılanır. Bu yapıda ERP'niz şirketinizin mali kaydını tutmaya devam eder, depo operasyonunun fiziksel tarafı ise bizim sistemimizde yürür.

Depo yazılımının kapsamını Logvance WMS sayfasında, bağlı satış kanallarını entegrasyonlar sayfasında inceleyebilirsiniz. Mevcut ERP ve satış kanallarınızla nasıl bir veri akışı kurulacağını konuşmak için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.