Fulfillment firması seçerken fiyattan önce dört şeye bakılır: operasyon doğruluğunun ölçülüp ölçülmediği, satış kanallarınızla hazır entegrasyon olup olmadığı, termin ve iade kurallarının yazılı olup olmadığı, fiyatın kalem kalem verilip verilmediği. Bu dördü yerindeyse geri kalan kriterler teklifleri birbirinden ayırır; yerinde değilse düşük birim fiyat, hatalı sevkiyat ve iade maliyetiyle geri gelir. Aşağıda 12 kriteri, her biri için teklif aşamasında sorulacak soruyu, aynı senaryoyla teklif alma yöntemini ve sözleşme öncesi uyarı işaretlerini bulacaksınız. Fulfillment nedir sorusunun cevabı sözlükte; bu yazı seçim kararına odaklanır.
Fulfillment firması seçerken nelere dikkat etmeliyim? 12 kriter
1. Ölçülen sipariş doğruluğu ve stok doğruluğu
Her firma "hatasız çalışırız" der; soru, hatanın ölçülüp ölçülmediğidir. Sipariş doğruluğu, hatasız teslim edilen sipariş sayısının toplam siparişe oranıdır; stok doğruluğu, sayımda bulunan adedin sistemdeki adede oranıdır. İki oran da ancak dönem, pay, payda ve hata tanımıyla birlikte anlamlıdır. Sorun: "Son 12 ayda kaç sipariş çıktı, kaçı hatalıydı, hata tanımınız nedir, bu rakam hangi rapordan geliyor?" Cevap bir rapor değil bir cümleyse, oran pazarlama metnidir. Sipariş doğruluk oranı nasıl hesaplanır yazısında yöntemi ayrıntılı anlattık.
2. Kesim saati ve kargoya teslim kuralı
"Aynı gün kargo" ifadesi tek başına bir şey söylemez. Belirleyici olan kesim saatidir: hangi saate kadar düşen sipariş o günün kargo alımına yetişir, hafta sonu ve resmî tatilde kural nasıl değişir, kargo firmasının alım saati kaçtır. "Kargoya teslim" paketin kargo firmasına verilmesidir; müşteriye teslim süresi kargo firmasına ve bölgeye bağlıdır. Sorun: "Kesim saatiniz kaç, kampanya haftasında korunuyor mu, kesim saatinden sonra düşen sipariş ne zaman çıkar?"
3. Satış kanallarınızla hazır entegrasyon
Siparişin depoya elle aktarılması, stokun elle güncellenmesi ve takip numarasının elle girilmesi; üçü de hata üretir. Pazaryerleri, kendi e-ticaret altyapınız ve ERP'nizle API üzerinden hazır bağlantı olmalı: sipariş otomatik düşmeli, satış sonrası stok tüm kanallara geri yazılmalı, iptal ve iade talebi depoya ulaşmalı, kargo takip numarası kanala dönmeli. Sorun: "Trendyol, Hepsiburada, Amazon ve kullandığım altyapıyla bağlantınız hazır mı, hangi işlemler otomatik, hangileri değil?" Desteklenen işlemlerin listesi logolardan daha önemlidir; entegrasyonlar sayfasında bu ayrımı nasıl yaptığımızı görebilirsiniz.
4. Depo yönetim sistemi ve müşteri paneli
Operasyonu yürüten yazılım stoğu SKU bazında mı, yoksa SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında mı tutuyor? Sipariş durumunu, bekleyen iadeleri, sayım farklarını ve hata kayıtlarını kendi hesabınızdan anlık görebiliyor musunuz? Yazılım firmanın kendi geliştirmesi mi, lisanslı bir paket mi; ikisi de çalışır, ama özel kural ve raporlama ihtiyacında fark yaratır. Sorun: "Canlı demo gösterir misiniz, benim göreceğim ekranlar hangileri, rapor dışa aktarılabiliyor mu?" WMS nedir sözlük sayfası neyin standart olduğunu özetler.
5. Ürün grubunuza uygun depolama koşulları ve belgeler
Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi satıyorsanız lot ve son kullanma tarihi takibi, en yakın tarihli ürünün önce çıkması (FEFO) ve ürün etiketindeki saklama talimatına uygun alan şarttır. Bu ürün gruplarında aranan dağıtım kalite standardı GDP (İyi Dağıtım Uygulamaları) belgesidir; bilgi güvenliği için ISO/IEC 27001, iş sağlığı için ISO 45001 bakılır. Sorun: "Belgelerinizi görebilir miyim, hangi tüzel kişilik ve tesis için düzenlenmiş, lot bazında geri çağırma raporu alabilir miyim?"
6. İade yönetimi
E-ticarette iade kaçınılmazdır; fark, iadenin kaç günde sonuçlandığı ve kararın nasıl verildiğidir. İyi bir akışta iade depoya ulaştığında kayda alınır, fotoğraflanır, yeniden satılabilir, hasarlı ve karantina olarak ayrılır; satılabilir ürün stoğa döner, pazaryerine onay gider. Sorun: "İade kabulden stoğa dönüşe kadar kaç iş günü, hasar kaydı fotoğraflı mı, iade nedeni raporlanıyor mu?" Süreç iade yönetimi sayfasında.
7. B2B ve B2C aynı stoktan
Bayilere koli ve palet, e-ticaret müşterisine tekli sipariş gönderiyorsanız iki akış aynı depoda ve aynı stok kaydında yürümeli. Stok iki depoya bölünürse bayiye ayrılan ürün e-ticarette satılabilir görünmeye devam eder. Sorun: "Bayi siparişi ile pazaryeri siparişi aynı stoktan mı rezerve ediliyor, irsaliye ve araç randevusunu kim yönetiyor?"
8. Fiyat kalemleri ve toplam maliyet
Sipariş başı fiyat tek başına yanıltır. Teklifte şu kalemlerin her biri ayrı görünmeli: depolama (palet, raf ya da m³ bazında), mal kabul, sipariş toplama ve paketleme, ilk ürün ve ek ürün farkı, sarf malzeme, iade işlemi, entegrasyon ve kurulum, minimum aylık ücret, kampanya dönemi ek ücreti, sözleşme çıkışında stok devri. Kargo bedeli ayrı gösterilmeli. Sorun: "Aylık örnek fatura paylaşır mısınız, hangi kalemler sabit, hangileri hacme bağlı?" Hesaplama yöntemi fulfillment maliyeti nasıl hesaplanır yazısında.
9. Kampanya kapasitesi ve iş sürekliliği
Kasım indirimleri ve bayram öncesi haftalarda sipariş birkaç kat artar. Firmanın bu haftalarda ek personel, ek vardiya ve ek kargo alımı planı var mı; geçen kampanya döneminde kesim saati korundu mu; sistem kesintisi ve elektrik gibi durumlar için yedek plan nedir? Sorun: "Son kampanya döneminde günlük en yüksek sipariş adediniz neydi, o günlerde çıkış süresi ne oldu?"
10. Sorumluluk, sigorta ve sayım farkı kuralı
Kayıp, hasar ve yanlış gönderimde sorumluluk sınırı, tazmin yöntemi ve sigorta kapsamı sözleşmede yazmalı. Sayım farkı için kabul edilen eşik ve eşik aşıldığında ne olacağı baştan belirlenmeli. Sorun: "Depoda kaybolan ürünün bedeli nasıl hesaplanır, sayım hangi sıklıkla yapılır, farkı kim öder?"
11. Lokasyon ve kargo ağı
Deponun kargo aktarma merkezlerine yakınlığı kesim saatini ve ertesi gün teslim oranını etkiler. Anlaşmalı kargo firmaları ve pazaryerlerinin kendi kargo ağlarıyla bağlantı, hem maliyeti hem teslim süresini belirler. Yurt dışı gönderiminiz varsa mikro ihracat ve gümrük adımlarının aynı operasyondan yürüyüp yürümediğine bakın. Sorun: "Hangi kargo firmalarıyla çalışıyorsunuz, pazaryeri kargolarına etiket basabiliyor musunuz, depo hangi ilçede?"
12. Sözleşme çıkış koşulları ve veri taşınabilirliği
İyi bir sözleşme çıkışı da düzenler: fesih bildirim süresi, stok devir süresi ve ücreti, sipariş, stok ve iade verilerinin dışa aktarımı, son fatura kapanışı. Verinizi alamadığınız bir firmadan ayrılmak zordur. Sorun: "Ayrılmak istersem stoğum kaç günde teslim edilir, verilerimi hangi biçimde alırım, çıkış ücreti var mı?" Geçişin adımları depo geçişi rehberinde.
Teklifleri karşılaştırmanın tek doğru yolu: aynı senaryo
Üç firmaya üç farklı soru sorarsanız üç karşılaştırılamaz teklif alırsınız. Bunun yerine tek bir operasyon senaryosu yazın ve hepsine aynısını gönderin. Varsayalım:
- Aylık 2.000 sipariş, siparişte ortalama 1,8 ürün
- 300 SKU, ortalama koli 30 × 20 × 15 cm, 0,8 kg
- Kanallar: iki pazaryeri ve kendi e-ticaret siteniz; ayda 10 bayi sevkiyatı koli bazında
- İade oranı %8; ürünlerin yarısında lot ve son kullanma tarihi takibi
- Kampanya ayında hacim 3 katına çıkıyor
Rakamlar sizin operasyonunuza göre değişir; önemli olan her firmanın aynı rakamlarla fiyat vermesidir. Teklifte şunları isteyin: kalem kalem aylık toplam, kampanya ayı için ayrı hesap, kesim saati ve kargo alım saati, kullanılacak kargo firmaları, iade süresi, kurulum takvimi, sözleşme süresi ve çıkış koşulları. Teklifleri yan yana koyduğunuzda fark çoğunlukla depolama biriminden, ek ürün ücretinden ve iade işleminden çıkar.
Depo ziyaretinde neye bakılır?
Teklif kâğıt üzerindedir; depo gerçektir. Kısa listeye kalan firmaları ziyaret edin ve şunlara bakın:
- Mal kabul alanı: Gelen ürün sayılıyor, barkodu okutuluyor, lot ve tarih kaydediliyor mu, yoksa koliler açılmadan rafa mı gidiyor?
- Adresleme: Her raf gözünün bir adresi ve etiketi var mı; aynı ürün birden fazla yerde dağınık mı duruyor?
- Toplama: Personel el terminaliyle barkod okutarak mı topluyor, kâğıt listeyle mi?
- Paketleme: Paketlemede ikinci bir barkod doğrulaması var mı; koli boyu ürüne göre mi seçiliyor?
- İade alanı: İadeler ayrı bir alanda mı, satılabilir ve hasarlı ayrımı yapılmış mı?
- Düzen ve güvenlik: Yangın, kamera, giriş kontrolü, hassas ürün için ayrılmış alan var mı?
Ziyarette rastgele bir SKU seçip "bu üründen sistemde kaç adet görünüyor, rafta kaç adet var" diye sorun. Cevap birkaç dakika içinde ve rakamlar tutarak geliyorsa stok doğruluğu bir iddia değil, bir alışkanlıktır.
Uyarı işaretleri
- Doğruluk ve hız rakamları var, ama hiçbirinin dönemi ve yöntemi yok.
- Fiyat tek bir "sipariş başı" rakamla veriliyor; depolama, iade ve sarf ayrıca sorulunca ortaya çıkıyor.
- Entegrasyon "yapılır" deniyor, ama hangi işlemlerin otomatik olduğu yazılı verilmiyor.
- Kesim saati "genelde aynı gün" diye anlatılıyor; kampanya dönemi için taahhüt yok.
- Referans olarak yalnızca logo gösteriliyor, görüşülebilecek müşteri verilmiyor.
- Sözleşmede çıkış maddesi yok ya da stok devri için süre belirtilmemiş.
- Depo ziyareti ertelenip duruyor.
Hangi fulfillment modeli size uygun?
| Durumunuz | Öncelikli kriterler |
|---|---|
| Yalnızca e-ticaret, tek ya da iki pazaryeri | Entegrasyon (3), kesim saati (2), iade (6), fiyat kalemleri (8) |
| E-ticaret ve bayi dağıtımı birlikte | Aynı stok (7), WMS ve panel (4), sorumluluk kuralı (10) |
| Kozmetik, OTC, gıda takviyesi | Depolama koşulu ve belgeler (5), lot/SKT ve FEFO (4), iade kararı (6) |
| Hızlı büyüyen marka | Kampanya kapasitesi (9), entegrasyon (3), çıkış ve veri (12) |
| Yurt dışına satış | Lokasyon ve kargo ağı (11), gümrük adımları, iade adresi |
Kendi deponuzu kurmakla dış kaynağa geçmek arasında kararsızsanız önce kendi depo mu, fulfillment mı karşılaştırmasına, zamanlama için fulfillment hizmetine ne zaman geçilmeli yazısına bakın.
Logvance'ta bu kriterler nasıl karşılanır?
Logvance, İstanbul Ataşehir'deki depolarından depolama, sipariş hazırlama, paketleme, kargo ve iade süreçlerini tek operasyon olarak yürütür; Almanya Neu-Ulm'daki depo aynı sistem ve ekiple çalışır. Depoları yöneten Logvance WMS kendi geliştirmemizdir; stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler, bir lotun hangi siparişlerle çıktığını raporlar. Müşteri stok, sipariş ve iade hareketlerini kendi kullanıcı hesabından anlık görür. Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas entegrasyonları hazırdır; Logo ve Mikro ile ERP bağlantısı kuruludur; tüm kanallar aynı stoktan beslenir. Siparişler 14:00 kesim saatine göre sıralanır; bayi koli ve palet sevkiyatı ile e-ticaret tekli siparişleri aynı stoktan hazırlanır. Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesinde şartlı depolama yapılır; GDP (İyi Dağıtım Uygulamaları), ISO/IEC 27001, ISO 45001 ve Kalite Yönetim Sistemi belgeleri Belgelerimiz sayfasında incelenebilir. Operasyon göstergeleri dönemsel olarak ölçülür ve KPI raporu ile paylaşılır.
Yukarıdaki senaryo kalıbını kendi rakamlarınızla doldurup fiyat teklifi isteyin; teklif kalem kalem ve kesim saati, iade süresi ve çıkış koşullarıyla birlikte gelir. Hizmet kapsamı fulfillment hizmetleri sayfasında.
Sık sorulan sorular
- Fulfillment firması seçerken en önemli kriter nedir?
- Operasyon doğruluğunun ölçülüp ölçülmediği. Sipariş doğruluğu ve stok doğruluğu dönem, pay, payda ve hata tanımıyla birlikte raporlanabiliyorsa diğer kriterler teklifleri ayırır; raporlanamıyorsa verilen oran pazarlama ifadesidir. İkinci sırada satış kanallarınızla hazır entegrasyon ve yazılı kesim saati gelir.
- Fulfillment fiyatları nasıl karşılaştırılır?
- Her firmaya aynı operasyon senaryosu gönderilir: aylık sipariş adedi, siparişte ortalama ürün, SKU sayısı, koli ölçüsü, kanallar, iade oranı ve kampanya ayı hacmi. Teklif kalem kalem istenir: depolama, mal kabul, toplama ve paketleme, ek ürün, sarf, iade, entegrasyon, minimum ücret, kampanya ek ücreti, çıkış. Kargo ayrı gösterilir. Karşılaştırma sipariş başı fiyatla değil aylık toplamla yapılır.
- Küçük bir marka için minimum sipariş şartı olan firma uygun mu?
- Minimum aylık ücret ya da minimum sipariş şartı, hacmi henüz düşük bir marka için sabit bir maliyet yaratır. Hacim şartın altındaysa birim maliyet yükselir. Bu durumda şartı olmayan ya da düşük tutan firmalar, ya da kademeli fiyatlama öneren teklifler değerlendirilir; büyüme planınız şartı birkaç ay içinde aşacaksa sözleşmeye kademe yazdırılır.
- Pazaryerinin kendi depo programı mı, bağımsız fulfillment firması mı?
- Pazaryerinin kendi programı, o pazaryerindeki siparişler için teslimat avantajı sağlayabilir; ancak stok o pazaryerine bağlanır. Birden fazla pazaryerinde, kendi sitenizde ve bayilerle satıyorsanız bağımsız bir fulfillment firması tüm kanalları tek stoktan yönetir. Karar, satışın tek bir kanalda mı yoksa çok kanalda mı yoğunlaştığına göre verilir; iki model birlikte de kullanılabilir.
- Fulfillment sözleşmesinde neler olmalı?
- Kesim saati ve kampanya dönemi kuralı, kalem kalem fiyat listesi ve artış koşulu, kayıp ve hasarda sorumluluk sınırı ile tazmin yöntemi, sayım sıklığı ve fark eşiği, iade işlem süresi, raporlama kapsamı, veri erişimi, fesih bildirim süresi, stok devir süresi ve ücreti, verilerin dışa aktarım biçimi. Verilmemiş bir operasyon garantisi sözleşmeye yazılmaz; ölçülen değer raporlanır.