WMS Nedir? Depo Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

WMS ne demek, depo yönetim sistemi tam olarak ne yapar?

WMS, İngilizce Warehouse Management System ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede depo yönetim sistemi anlamına gelir. Bir WMS'in temel işi, depodaki fiziksel gerçekliği dijital kayıtla aynı tutmaktır: hangi ürün, hangi rafta, kaç adet, hangi lot ve son kullanma tarihiyle duruyor, bu ürün en son kim tarafından, hangi işlem için hareket ettirildi.

Excel tablosu ya da muhasebe programındaki stok kartı yalnızca "depoda 120 adet var" bilgisini verir. WMS ise bu 120 adedin 80'inin A-03-02 lokasyonunda, 40'ının B-11-04 lokasyonunda durduğunu, B'deki partinin daha erken bozulacağını ve bu yüzden önce onun gönderilmesi gerektiğini bilir. Fark, stoku adet olarak değil, lokasyon ve parti bazında yönetmekten gelir.

İyi kurulmuş bir depo yönetim sistemi üç şey yapar:

• Kaydeder: Depoya giren, depo içinde yer değiştiren ve depodan çıkan her hareketi kullanıcı ve zaman bilgisiyle tutar.
• Yönlendirir: Personele hangi ürünü nereye koyacağını, hangi siparişi hangi sırayla toplayacağını ekranda gösterir. Depo, çalışanın hafızasına bağımlı olmaktan çıkar.
• Doğrular: Yapılan işi barkod okutmasıyla kontrol eder. Yanlış raf, yanlış ürün ya da eksik adet işlem anında yakalanır.

Bir WMS hangi modüllerden oluşur?

Modül adları yazılımdan yazılıma değişir, ama depo operasyonunun iş akışı aynıdır. Bir depo yönetim sisteminde bulunması beklenen temel modüller şunlardır:

Mal kabul ve yerleştirme adımlarının ayrıntısı için mal kabul ve putaway terimlerine bakabilirsiniz.

Bir sipariş WMS içinde hangi adımlardan geçer?

Modüllerin birlikte nasıl çalıştığını görmenin en kolay yolu, tek bir e-ticaret siparişini baştan sona izlemektir. Bir müşterinin pazaryerinden iki ürünlük sipariş verdiğini düşünelim:

1. Siparişin düşmesi: Sipariş, pazaryeri entegrasyonu üzerinden WMS'e aktarılır. Sistem ürünlerin satılabilir stokta olup olmadığını kontrol eder ve adetleri bu siparişe rezerve eder. Aynı ürün başka bir kanalda ikinci kez satılamaz.
2. Dalga ya da grup oluşturma: WMS, aynı saat diliminde gelen siparişleri kargo firmasına, sipariş tipine ve depo bölgesine göre gruplar. Tek ürünlü siparişler ile çok ürünlü siparişler çoğu zaman ayrı toplanır.
3. Toplama görevi: Personelin el terminaline, lokasyon sırasına göre dizilmiş bir görev listesi gelir. Personel lokasyon barkodunu, ardından ürün barkodunu okutur. Yanlış ürün, yanlış lot ya da eksik adet okutulursa terminal işlemi onaylamaz.
4. Paketleme kontrolü: Toplanan ürünler paketleme masasında bir kez daha okutulur. Sipariş tamamlandığında sistem fatura ve kargo etiketini üretir.
5. Sevkiyat: Paket kargo firmasına göre ayrılan alana bırakılır, çıkış okutmasıyla sevk kaydı oluşur ve takip numarası satış kanalına geri bildirilir.
6. Stok düşümü ve raporlama: Ürünler lokasyon ve lot bazında stoktan düşer. Aynı hareket raporlara, ERP'ye ve varsa müşteri paneline yansır.

Bu akışta hiçbir adım personelin hatırlamasına bırakılmaz. Hata, müşteriye ulaştıktan sonra değil, okutma anında görünür hale gelir.

WMS ile birlikte hangi donanımlar kullanılır?

Depo yönetim sistemi bir masaüstü programı gibi yalnızca ofiste çalışmaz; asıl işini sahadaki donanımlar üzerinden yapar:

• El terminali: Barkod okuyucusu bulunan, kablosuz ağ üzerinden WMS'e bağlanan mobil cihaz. Toplama, yerleştirme ve sayım görevleri bu ekranda ilerler.
• Barkod okuyucu: Paketleme ve mal kabul masalarında sabit ya da kablolu okuyucular kullanılır.
• Etiket yazıcı: Ürün, koli, lokasyon ve kargo etiketlerini basar. Etiketin okunabilirliği, sistemin doğrulama gücünü doğrudan belirler.
• Lokasyon etiketleri: Her raf gözüne tekil bir adres ve barkod verilir. Lokasyon okutması olmadan "doğru ürünü doğru yere koydum" bilgisi doğrulanamaz.
• RFID okuyucular: Bazı depolarda palet ve koli takibi için RFID etiketleri ve kapı okuyucuları barkoda ek olarak kullanılır.

WMS, ERP, OMS ve TMS arasındaki fark nedir?

Dört sistem de "stok" ve "sipariş" kelimelerini kullandığı için sık karıştırılır. Aralarındaki farkı en iyi, her birinin cevapladığı soru gösterir:

Pratikte bu sistemler birbirine bağlı çalışır. ERP ürün kartını ve faturayı yönetir; OMS pazaryeri ve web sitesi siparişlerini toplar; WMS siparişi depoda fiziksel olarak hazırlar; TMS ise hazırlanan yükün taşınmasını planlar. Küçük operasyonlarda bu rollerin bir kısmı tek yazılımda birleşebilir, ama rollerin kendisi ortadan kalkmaz.

WMS türleri nelerdir?

Bulut (SaaS) ve kurulu (on-premise) WMS

Bulut WMS, yazılımın sağlayıcının sunucularında çalıştığı ve internet üzerinden abonelikle kullanıldığı modeldir. Sunucu yatırımı ve bakım yükü sağlayıcıdadır; güncellemeler merkezi yapılır. Kurulu WMS ise şirketin kendi sunucusuna ya da veri merkezine kurulur. Veri üzerinde tam kontrol ve özelleştirme esnekliği sağlar, fakat altyapı, yedekleme ve güvenlik sorumluluğu şirkete geçer. Seçimi çoğu zaman bilgi işlem kapasitesi, veri politikası ve depodaki internet bağlantısının güvenilirliği belirler.

Bağımsız WMS ve ERP'nin depo modülü

Birçok ERP yazılımının içinde stok ve depo modülü bulunur. Az sayıda SKU'nun palet ya da koli halinde çıktığı B2B depolarda bu modül yeterli olabilir. Günde yüzlerce küçük sipariş, lot ve SKT takibi, çok sayıda satış kanalı ve iade yoğunluğu olan e-ticaret depolarında ise lokasyon bazlı görev yönetimi ve okutma doğrulaması gerektiği için bağımsız bir WMS tercih edilir. Bağımsız WMS, ERP ile entegrasyon üzerinden konuşur.

Tek şirketli ve çok müşterili (3PL) WMS

Bir markanın kendi deposu için kullanılan WMS tek bir stok sahibini yönetir. Fulfillment ve 3PL hizmetleri veren lojistik firmalarının WMS'i ise aynı depoda birden fazla müşterinin stoğunu birbirinden ayırmak, her müşteriye yalnızca kendi verisini göstermek ve hizmetleri müşteri bazında raporlamak zorundadır.

Bu fark marka açısından da önemlidir. Fulfillment firmasıyla çalışan bir marka, stoğunu uzaktan yönettiği için sağlayıcının WMS'ine ne kadar erişebildiğine bakmalıdır: kendi kullanıcı hesabıyla anlık stok, bekleyen sipariş, iade ve lot bilgisini görebiliyor mu, yoksa her soru için e-posta mı atıyor? Çok müşterili bir WMS'te bu görünürlük, operasyonun doğal bir parçası olarak tasarlanır.

WMS kullanmanın depoya somut faydası nedir?

Depo yönetim sisteminin faydası, sistem olmadan yaşanan sorunların tek tek ortadan kalkmasıyla ölçülür:

• Stok doğruluğu: Her hareket okutmayla kayda girdiği için sistemdeki stok ile raftaki stok arasındaki fark azalır. Satılıp da rafta bulunamayan ürün kaynaklı iptaller düşer.
• Sipariş doğruluğu: Toplama ve paketlemede barkod doğrulaması, yanlış ürün ve yanlış varyant gönderimini işlem anında durdurur. Ölçümü için sipariş doğruluk oranı yazısına bakabilirsiniz.
• Parti ve tarih kontrolü: Kozmetik, OTC ve gıda takviyesinde sistem, son kullanma tarihi en yakın partiyi önce çıkarır. FIFO ve FEFO kuralı personelin dikkatine bırakılmaz.
• İzlenebilirlik: Bir parti için geri çağırma gerektiğinde o partinin hangi siparişlerle, hangi tarihte çıktığı kayıtlardan bulunur.
• Personel bağımsızlığı: Yeni başlayan çalışan raf düzenini ezberlemeden, ekrandaki görevi takip ederek verimli çalışır. Kampanya dönemlerinde geçici personelle çalışmak kolaylaşır.
• Kanal senkronizasyonu: Pazaryeri ve web sitesi entegrasyonları sayesinde tüm kanallar aynı stok bilgisini görür; aynı ürünün iki kanalda birden satılması riski azalır.
• Görünürlük: Gün içinde kaç siparişin geldiği, kaçının paketlendiği ve nerede biriktiği anlık raporlarla izlenir.

Varsayalım bir dermokozmetik markası 400 SKU ile çalışıyor ve aynı ürünün iki farklı partisi depoda duruyor. WMS olmadan personel, kolay ulaştığı partiyi alır; yakın tarihli parti rafta kalır ve süresi dolar. WMS ile toplama görevi doğrudan yakın tarihli partinin lokasyonunu gösterir, yanlış parti okutulursa sistem uyarı verir. Lot ve tarih yönetiminin ayrıntısı SKT ve lot sayfasında.

WMS seçerken nelere bakılmalı?

Seçim, yazılımın özellik listesinden önce deponun gerçek iş akışıyla başlamalıdır. Kısaca kontrol edilmesi gereken başlıklar:

• Lot, seri numarası ve SKT takibi ürün grubunuz için gerekli mi ve yazılım bunu destekliyor mu?
• Kullandığınız pazaryerleri, e-ticaret altyapısı, ERP ve kargo firmalarıyla hazır entegrasyon var mı?
• El terminali ve barkod okuyucularla sahada nasıl çalışıyor; ekranlar depo personeli için sade mi?
• Kampanya dönemindeki sipariş hacmini yavaşlamadan kaldırabiliyor mu?
• İade akışı ayrı bir süreç olarak tasarlanmış mı?
• Rapor ihtiyacı değiştiğinde değişikliği kim, ne kadar hızlı yapabiliyor?

Seçim sürecini daha ayrıntılı anlattığımız depo yönetim sistemleri (WMS) yazısında kriterleri tek tek bulabilirsiniz.

WMS kurulumunda en sık yapılan hatalar nelerdir?

Depo yönetim sistemi projelerinin çoğu yazılım yüzünden değil, hazırlık eksikliği yüzünden zorlanır. Sahada en sık görülen hatalar şunlardır:

1. Kirli ana veriyle başlamak: Barkodu olmayan, iki ürüne aynı barkodun tanımlandığı ya da ölçü ve ağırlık bilgisi eksik SKU kartları yeni sisteme taşınırsa, eski sorunlar yeni ekranlarda devam eder.
2. Lokasyon adreslemesini atlamak: Raf, göz ve kat için tutarlı bir adres yapısı kurulmadan ve lokasyon etiketleri basılmadan sistem ürünü doğru yere yönlendiremez.
3. Süreci tasarlamadan yazılımı kurmak: Mevcut dağınık akış olduğu gibi sisteme aktarılırsa yazılım yalnızca dağınıklığı kaydeder. Önce mal kabulden iadeye akış yazılı hale getirilmelidir.
4. Geçiş sayımını yapmamak: Canlıya geçişte başlangıç stoku lokasyon bazında sayılmazsa sistem ilk günden hatalı veriyle çalışır.
5. Entegrasyonları yoğun dönemde test etmek: Pazaryeri ve ERP bağlantıları kampanya haftasında ilk kez yük altında kalırsa sorunlar en pahalı anda ortaya çıkar.
6. Personel eğitimini kısa tutmak: El terminalinde okutmayı atlayan ya da "sonra düzeltirim" diyen personel, sistemin doğrulama mantığını boşa çıkarır.
7. Raporları sona bırakmak: Hangi göstergelerin izleneceği baştan belirlenmezse, canlıya geçtikten sonra ihtiyaç duyulan veri kayıt altına alınmamış olabilir.

Stok tarafında sık yapılan hatalar için envanter yönetimi hataları yazısı da yol gösterir.

Logvance WMS nasıl çalışır?

Logvance WMS, 2000'den beri depo operasyonu yürüten Logvance'ın kendi geliştirdiği depo yönetim sistemidir. İstanbul Ataşehir'deki depolarımız ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuz aynı sistemle çalışır. Yazılım stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler. Ana menüsünde Dashboard, Kullanıcı Operasyonları, Envanter, İstifleme İşlemleri, Sipariş İşlemleri, Depo Operasyonu, Müşteri İşlemleri, Sıcak Dağıtım, İade İşlemleri, Problem Çözüm Listesi, Depo Logları ve Tanımlar olmak üzere 12 modül bulunur. Panoda günün gelen, paketlenen ve iptal edilen siparişleri, açılan ve yerleştirilen iadeleri ve istifleme havuzunun durumu canlı sayaçlarla görünür; pano, cari kart seçilerek tek bir müşterinin operasyonuna indirgenebilir.

Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas entegrasyonları sayesinde tüm kanalların siparişleri aynı stoktan karşılanır; sipariş hazırlamadaki doğruluk oranımız %99,95'tir. Yazılım yalnızca kendi depolarımıza kapalı değildir, kendi deponuzda da kullanabilirsiniz. Ekranları ve modülleri Logvance WMS yazılım hizmetleri sayfasında inceleyebilir, deponuz ya da fulfillment ihtiyacınız için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.