Stok Sayımı nedir?
Stok sayımı, depodaki ürünlerin fiziksel olarak sayılıp sistemdeki kayıtla karşılaştırılması işlemidir. Amaç, raftaki gerçek stok ile kayıtlı stok arasındaki farkı bulmak ve düzeltmektir. Tüm deponun tek seferde sayıldığı tam sayım ile lokasyonların dönüşümlü olarak sayıldığı döngüsel sayım (cycle count) olmak üzere iki temel yöntemi vardır. Sayım, muhasebe kaydından çok depo doğruluğunun ölçüsüdür.
Diğer adları: Envanter sayımı · Cycle count · Döngüsel sayım · Fiziki sayım
Stok sayımı ne işe yarar?
Stok sayımı, sistemin "var" dediği ürünün rafta gerçekten var olup olmadığını gösterir. Kayıt ile raf arasındaki fark, depoda kimsenin fark etmeden biriken hatalardan doğar: yanlış toplanan ürün, okutulmadan yapılan bir yer değişikliği, mal kabulde eksik sayılan koli, hasar görüp kenara ayrılan ama sistemden düşülmeyen ürün. Sayım bu farkı ortaya çıkarır; sayım sonrası düzeltme ise kaydı gerçeğe eşitler.
Farkın maliyeti iki yönlüdür. Sistemde görünen ama rafta olmayan ürün, satılıp gönderilemeyen sipariş ve iptal demektir. Rafta olan ama sistemde görünmeyen ürün ise satılmayan, yer kaplayan ve son kullanma tarihi dolan stoktur. İki durumda da sorun ürün değil, kayıttır. Bu yüzden sayım, stok değerini bulmak için değil, stok doğruluğunu ölçmek için yapılır.
Tam sayım ile döngüsel sayım arasındaki fark nedir?
| Ölçüt | Tam sayım | Döngüsel sayım (cycle count) |
|---|---|---|
| Kapsam | Deponun tamamı tek seferde | Her gün ya da hafta belirli lokasyon ve ürünler |
| Operasyon | Sevkiyat durdurulur ya da hafta sonuna alınır | Operasyon durmaz, sayım günlük işin parçasıdır |
| Sıklık | Yılda bir ya da iki kez | Sürekli; her ürün yılda birden çok kez sayılır |
| Hata yakalama | Fark aylar sonra görülür, kaynağı bulunamaz | Fark günler içinde görülür, kaynağı izlenebilir |
| Personel yükü | Birkaç gün boyunca tüm ekip | Her vardiyada kısa süre, tek kişi |
| Kullanım amacı | Mali dönem kapanışı, resmi envanter | Depo doğruluğunun sürekli kontrolü |
İkisi birbirinin alternatifi değildir. Döngüsel sayım yapan bir depo yıl sonu tam sayımını çok daha kısa sürede ve az farkla kapatır; çünkü hatalar yıl boyunca birikmemiş, bulundukça düzeltilmiştir.
Döngüsel sayım sıklığı ABC analizine göre nasıl belirlenir?
Her ürünü aynı sıklıkta saymak gereksizdir. ABC analizi ürünleri satış hacmine ya da hareket sayısına göre üç gruba ayırır; sayım sıklığı bu gruba göre belirlenir:
- A grubu: En çok hareket gören ürünler. Hata ihtimali en yüksek olduğu için en sık sayılır; örneğin her ay.
- B grubu: Orta hareketli ürünler; birkaç ayda bir sayılır.
- C grubu: Az hareket gören ürünler; yılda bir iki kez yeterlidir.
Sıklık için ikinci bir ölçüt de olay bazlıdır: toplamada "rafta yok" uyarısı veren, iade lokasyonuna dönen ya da sayım farkı çıkan lokasyon, takvimi beklemeden yeniden sayım listesine girer.
Stok sayımı nasıl yapılır?
- Kapsamı belirleyin: Hangi lokasyonlar, hangi ürünler sayılacak? Tam sayımda tüm depo; döngüsel sayımda o günün listesi.
- Kaydı sabitleyin: Sayılan lokasyonda sayım bitene kadar toplama, yerleştirme ve iade hareketi yapılmaz. Tam sayımda depo geneli için bir kesim anı belirlenir; o andan sonraki hareketler ayrı tutulur.
- Sayım görevlerini oluşturun: Depo yönetim sistemi lokasyon bazında görev üretir; her göreve bir sayıcı atanır.
- Lokasyonu ve ürünü okutun: Sayıcı lokasyon barkodunu, ardından ürün barkodunu okutur, adedi girer. Lot ve son kullanma tarihi izlenen üründe parti bilgisi de girilir.
- Farkları ikinci kez saydırın: Sistem kaydıyla uyuşmayan lokasyonlar farklı bir sayıcıya yeniden saydırılır. Fark iki sayımda da aynıysa gerçektir.
- Farkı analiz edin: Fark hangi SKU'da, hangi lokasyonda, hangi yönde? Fazla ve eksik birlikte görünüyorsa ürün büyük olasılıkla yanlış gözdedir.
- Kaydı düzeltin ve raporlayın: Onaylanan farklar sistemde düzeltilir; düzeltme kaydı kim, ne zaman, neden bilgisiyle tutulur.
Kör sayım nedir, neden tercih edilir?
Kör sayımda sayıcı, sistemin o lokasyonda kaç adet beklediğini görmez; yalnızca lokasyonu ve ürünü okutur, saydığı adedi girer. Beklenen adedi gören sayıcı, fark etmeden o sayıya yaklaşma eğilimi gösterir; "sistem 48 diyor, ben de 48 saydım herhalde" sonucu sayımı değersizleştirir. El terminali ile yapılan sayımda beklenen adedin gizlenmesi tek ayardır; kağıt listede ise adet sütunu boş bırakılır.
Sayım farkı nasıl analiz edilir ve düzeltilir?
Fark, üç ölçüyle izlenir: farklı çıkan lokasyon sayısının sayılan lokasyona oranı, adet farkının toplam adede oranı ve farkın parasal değeri. Depo operasyonu için ilk ikisi anlamlıdır; üçüncüsü muhasebe içindir.
Düzeltmeden önce kök nedene bakılır. Sık görülen kalıplar şunlardır:
- Aynı ürün bir gözde eksik, komşu gözde fazla: Yerleştirme ya da toplama sırasında yanlış lokasyona konmuş. Kayıt değil, ürün düzeltilir.
- Belirli bir sayıcının lokasyonlarında sürekli fark: Sayım tekniği ya da okutma disiplini sorunu.
- Yalnızca hızlı satan ürünlerde eksik: Toplamada adet doğrulaması atlanıyor.
- İade lokasyonunda fazla: İade kabul edilmiş ama satılabilir stoğa alınmamış.
Fark kayda işlenirken sebep kodu verilir; sebep kodları birikince deponun hangi adımının hata ürettiği rapordan okunur.
Yıl sonu sayımına nasıl hazırlanılır?
- Sayım tarihinden önce bekleyen mal kabul, iade ve iptal işlemleri kapatılır; yarım kalan işlem sayımda fark olarak görünür.
- Sevk edilmiş ama sistemde kapanmamış siparişler temizlenir.
- Karantina, hasarlı ve numune alanları ayrı lokasyon olarak tanımlanır; sayımda "nereye yazacağız" tartışması kalmaz.
- Barkodu okunmayan ya da etiketi olmayan ürünler önceden etiketlenir.
- Sayıcı ekipleri ve lokasyon aralıkları önceden atanır; aynı lokasyonu iki ekibin sayması ya da kimsenin saymaması engellenir.
- Kesim anı yazılı olarak duyurulur; o andan sonraki hareketler ayrı listede tutulur.
Bir e-ticaret deposunda sayım nasıl akar?
Varsayalım ki bir gıda takviyesi markası 250 SKU ile çalışıyor ve ürünlerin tamamı son kullanma tarihli. Depo, her sabah operasyon başlamadan önce 20 lokasyonluk bir döngüsel sayım listesi çalıştırıyor; liste A grubu ürünlerin lokasyonlarını her ay, diğerlerini üç ayda bir kapsayacak şekilde sistem tarafından üretiliyor. Sayıcı el terminaliyle lokasyonu ve ürünü okutuyor, partiyi ve adedi giriyor; beklenen adedi görmüyor. Bir lokasyonda aynı ürünün iki farklı partisi bulunuyor ve sistem tek parti bekliyor. Fark ikinci sayımda doğrulanınca kayıt düzeltiliyor ve sebep kodu "mal kabulde parti ayrılmadı" olarak giriliyor. Aynı kod bir ayda üç kez tekrarlayınca mal kabul adımına parti okutma zorunluluğu ekleniyor. Yıl sonu tam sayımı geldiğinde depo, yıl boyunca düzeltilmiş kayıtla iki günde kapanıyor.
Logvance'ta stok sayımı nasıl yönetilir?
Logvance depolarında stok, Logvance WMS'in Envanter modülünde lokasyon, SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında tutulur; sayımın karşılaştırma tabanı bu kayıttır. Sahada Android tabanlı Zebra ve Honeywell el terminalleri kullanılır; lokasyon ve ürün barkodu okutulur. Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi ürünlerinde parti bilgisi kayda girdiği için sayım yalnızca adedi değil, hangi partinin rafta durduğunu da doğrular. Fulfillment müşterilerimiz stoklarını kendi kullanıcılarıyla SKU, lot ve tarih bazında izler. Depo yönetim sisteminin stok kaydını nasıl tuttuğunu ürün sayfasında görebilir; stoklama hizmeti ya da kendi deponuz için WMS ihtiyacınızı fiyat teklifi isteyerek konuşabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
- Tam sayım genellikle mali dönem sonunda yılda bir ya da iki kez yapılır. Depo doğruluğu için ise döngüsel sayım gerekir: hızlı hareket eden A grubu ürünler her ay, B grubu birkaç ayda bir, C grubu yılda bir iki kez sayılır. Toplamada uyarı veren ya da fark çıkan lokasyon takvimi beklemeden yeniden sayılır.
- Döngüsel sayım (cycle count) ne demek?
- Döngüsel sayım, deponun tamamını tek seferde saymak yerine her gün ya da hafta belirli lokasyon ve ürünlerin dönüşümlü olarak sayılmasıdır. Operasyon durmaz; sayım günlük işin parçası olur. Hatalar biriktikten aylar sonra değil, oluştuktan günler sonra yakalandığı için kaynağı bulunabilir ve düzeltilebilir.
- Kör sayım neden yapılır?
- Kör sayımda sayıcı sistemin beklediği adedi görmez. Beklenen adedi gören kişi farkında olmadan o sayıya yaklaşır ve gerçek fark gizlenir. Kör sayım bu eğilimi ortadan kaldırır; fark çıkan lokasyonların ikinci bir sayıcıya yeniden saydırılmasıyla birlikte sayımın güvenilirliğini sağlayan temel kuraldır.
- Sayım sırasında sevkiyat durdurulmalı mı?
- Tam sayımda genellikle evet; depo geneli için bir kesim anı belirlenir ve sonrasındaki hareketler ayrı tutulur. Döngüsel sayımda ise yalnızca sayılan lokasyon sayım bitene kadar dondurulur, deponun geri kalanı çalışmaya devam eder. Bu fark, döngüsel sayımın operasyonu aksatmadan yapılabilmesinin nedenidir.
- Sayım farkı çıkınca ne yapılır?
- Fark önce farklı bir sayıcı tarafından yeniden sayılarak doğrulanır. Ardından fark SKU, lokasyon ve yön bazında incelenir: eksik ve fazla komşu gözlerde görünüyorsa ürün yanlış lokasyondadır ve kayıt değil, ürün düzeltilir. Onaylanan farklar sebep koduyla kayda işlenir; sebep kodları hangi adımın hata ürettiğini gösterir.