Backorder Nedir? Backorder Ne Demek, Stokta Yok ve Ön Siparişten Farkı

Backorder ne demek?

İngilizce backorder (ya da back order), karşılanamadığı için "geriye bırakılmış" siparişi anlatır. Satıcı ürünü o anda stokta tutmaz, ama siparişi yine de kabul eder ve ürün tedarikçiden ya da üretimden geldiğinde gönderir. Türkçede "bekleyen sipariş", "ertelenmiş sipariş" ya da B2B satışta "açık sipariş" ifadeleri benzer anlamda kullanılır.

Backorder iki farklı yoldan ortaya çıkar. Birincisi planlıdır: satıcı ürünün yakında geleceğini bilir, müşteriye tahmini gönderim tarihini söyler ve satışı kaçırmamak için siparişi alır. İkincisi plansızdır: sistem stokta ürün olduğunu gösterir, sipariş alınır, ama depoda ürün bulunamaz. İlk durum bir satış kararı, ikincisi bir operasyon hatasıdır.

Backorder, stokta yok ve ön sipariş arasındaki fark nedir?

Üç durum da müşterinin ürünü hemen alamaması anlamına gelir, ama müşteriye verilen söz ve ürünün durumu farklıdır:

Pratikteki en önemli fark şeffaflıktır. Ön sipariş ve planlı backorder'da müşteri beklemeyi baştan kabul eder. Plansız backorder'da ise müşteri ürünün stokta olduğunu düşünerek ödeme yapar ve gecikmeyi sonradan öğrenir.

Backorder neden oluşur?

• Stok doğruluğu hatası: Sistemde görünen miktar raftaki miktarla uyuşmaz. Kayıp, hasarlı ya da yanlış lokasyona yerleştirilmiş ürün sistemde satılabilir görünür.
• Kanallar arası senkron gecikmesi: Aynı ürün birden fazla kanalda satılıyorsa ve stok bilgisi anlık güncellenmiyorsa, son ürün iki kanalda birden satılabilir.
• Tedarik gecikmesi: Tedarikçi ya da ithalat sevkiyatı planlanan tarihte gelmez.
• Beklenmedik talep: Kampanya, sosyal medya etkisi ya da sezon, tahmin edilenden hızlı satış getirir.
• Bekleyen mal kabul: Ürün depoya gelmiştir ama mal kabul işlemi tamamlanmadığı için satılabilir stoğa geçmemiştir.
• Yüksek MOQ ve seyrek sipariş: Tedarikçinin minimum sipariş miktarı nedeniyle seyrek sipariş veriliyor ve tedarik süresi hesaba katılmıyorsa stok tükenir.

Bir e-ticaret deposunda backorder nasıl yaşanır?

Varsayımsal senaryo: Bir takviye gıda markası aynı ürünü kendi sitesinde ve iki pazaryerinde satıyor. Sistemde ürünün 6 adet stoğu görünüyor. Akşam saatlerinde bir kampanya başlıyor ve kısa sürede üç kanaldan toplam 9 sipariş geliyor. Pazaryerlerinden biri stok bilgisini periyodik aralıklarla güncellediği için satış 6 adette durmuyor.

Ertesi sabah depo toplama listesini çalıştırdığında durum daha da kötüleşiyor: raftaki 6 ürünün 2'si önceki bir iade girişinde hasarlı olarak işaretlenmemiş. Sonuçta 4 sipariş gönderiliyor, 5 sipariş plansız backorder'a düşüyor. Marka bu siparişler için ya tedarikçiden acil ürün bekleyecek ya da iptal edecek; iki durumda da müşteri memnuniyeti ve pazaryeri performansı etkileniyor. Senaryodaki iki kök neden, kanallar arası senkron gecikmesi ve iade girişindeki kayıt hatasıdır.

Sistemler backorder'ı nasıl yönetir?

Backorder'ın operasyonda sorun yaratmaması için siparişin alındığı sistem ile deponun sistemi aynı kurallarla çalışmalıdır. Tipik yönetim adımları şöyledir:

1. Kabul kuralının belirlenmesi: Ürün bazında backorder'a izin verilip verilmeyeceği tanımlanır. İzin verilmeyen üründe stok sıfıra inince satış kapanır.
2. Siparişin işaretlenmesi: Stok karşılığı olmayan sipariş "bekleyen" durumuna alınır ve depo toplama listesine düşmez.
3. Sıraya alma: Bekleyen siparişler genellikle sipariş tarihine göre sıralanır; öncelikli müşteri ya da kanal varsa kural buna göre belirlenir.
4. Kısmi gönderim kararı: Siparişte stokta olan başka ürünler de varsa, bunların önden gönderilip gönderilmeyeceği belirlenir. Kısmi gönderim ikinci bir kargo maliyeti demektir.
5. Otomatik tahsis: Ürün mal kabulden geçip stoğa girdiğinde sistem bekleyen siparişlere sırayla stok ayırır ve siparişleri toplamaya açar.
6. Süre sınırı ve iptal: Belirlenen süre içinde karşılanamayan sipariş için müşteriye iptal ya da bekleme seçeneği sunulur.

Bu kuralların çoğu sipariş yönetim sistemi (OMS) tarafında tanımlanır; stoğun fiziksel doğruluğu ise depo yönetim sistemi olan WMS tarafında sağlanır.

Backorder durumunda müşteriye nasıl bilgi verilmeli?

• Satın almadan önce: Ürün sayfasında ürünün bekleyen sipariş olarak satıldığı ve tahmini gönderim tarihi açıkça yazılmalıdır.
• Sipariş onayında: Onay e-postasında ya da mesajında gönderim tarihi tekrar edilmelidir.
• Tarih değişirse: Müşteri, gecikmeyi kendisi sormadan önce bilgilendirilmeli ve bekleme ya da iptal seçeneği sunulmalıdır.
• Gönderimde: Ürün kargoya verildiğinde takip numarası hemen paylaşılmalıdır.

Belirsiz bekleme, müşterinin en sık şikâyet ettiği konulardandır. Tahmini de olsa bir tarih vermek, sessiz kalmaktan iyidir.

Backorder pazaryeri performansını nasıl etkiler?

Pazaryerlerinde standart listelemede ürün, stokta varmış gibi satılır ve satıcıdan belirtilen sürede kargoya verilmesi beklenir. Bu yüzden pazaryerinde backorder çoğu zaman planlı bir satış yöntemi değil, gecikmiş gönderim ya da satıcı kaynaklı iptal olarak kayda geçer.

Geç gönderim ve satıcı kaynaklı iptaller, pazaryerlerinin satıcı performans değerlendirmelerine yansır. Değerlendirmenin nasıl yapıldığı ve hangi yaptırımların uygulandığı pazaryerinden pazaryerine değişir; güncel kurallar satıcı panelinden kontrol edilmelidir. Ortak nokta şudur: pazaryerinde gösterilen stok, depoda gerçekten gönderilebilir durumda olan stok olmalıdır.

Stok doğruluğuyla backorder nasıl önlenir?

Plansız backorder'ların çoğu stok kaydı ile raftaki gerçek durum arasındaki farktan doğar. Önlemek için şu uygulamalar işe yarar:

• Barkodlu işlem: Mal kabul, yerleştirme, toplama ve iade girişinde her hareketin barkod okutarak kaydedilmesi.
• Periyodik sayım: Tüm depoyu yılda bir saymak yerine, hızlı dönen ürünlerin daha sık sayıldığı dönemsel sayım.
• Tek stok, tüm kanallar: Pazaryeri ve e-ticaret sitesinin aynı stok kaydından beslenmesi ve stok değişikliğinin tüm kanallara hızlı aktarılması.
• Kanal tamponu: Stok çok azaldığında son birkaç adedi kanallarda göstermemek.
• Hasarlı ve tarihi yaklaşan ürünü ayırmak: Satılamayacak ürünün satılabilir stoktan hemen düşülmesi.

Stok hatalarının yaygın nedenlerini envanter yönetimi hataları yazısında ayrıntılı ele aldık.

Logvance'ta stok ve sipariş senkronu nasıl sağlanır?

Logvance WMS stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler. Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas altyapıları hazır entegrasyonla bağlanır ve tüm kanallar aynı stoktan beslenir. İstanbul Ataşehir ve Almanya Neu-Ulm'daki depolarımız aynı sistem ve aynı ekiple çalışır; sipariş hazırlamada doğruluk oranımız %99,95'tir.

Pazaryeri operasyonunuz için pazaryeri lojistiği sayfasını inceleyebilir, stok ve sipariş hacminize göre fiyat teklifi isteyebilirsiniz.