Mal Kabul nedir?
Mal kabul, tedarikçiden ya da üreticiden gelen ürünlerin depoya teslim alınırken belgelerle karşılaştırılması, sayılması, hasar ve kalite açısından kontrol edilmesi ve depo sistemine kaydedilmesi işlemidir. Ürünün stoğa girdiği ilk adımdır; bu aşamada yapılan bir sayım ya da kayıt hatası sonraki tüm sipariş ve stok hareketlerine taşınır.
Diğer adları: Goods receipt · Receiving · Inbound · Depoya giriş · Mal teslim alma
Mal kabul ne demek?
Mal kabul, İngilizcede goods receipt ya da receiving olarak geçen, deponun "giriş kapısı" işlemidir. Tedarikçiden, üreticiden, başka bir depodan ya da iade olarak gelen her yük önce mal kabulden geçer. Bu aşamada depo iki soruya cevap verir: Beklenen ürün, beklenen miktarda ve beklenen durumda mı geldi? Geldiyse sistemde doğru SKU, lot ve miktarla kayda girdi mi?
Mal kabul, depo operasyonunun en az görünen ama en çok iz bırakan adımıdır. Kabulde sayılmadan sisteme işlenen bir koli, aylar sonra sayım farkı olarak ortaya çıkar. Yanlış SKU ile kaydedilen bir ürün, müşteriye yanlış ürün olarak gider. Bu yüzden iyi yönetilen depolarda mal kabul hızdan önce doğruluk üzerine kurulur.
Mal kabul süreci hangi adımlardan oluşur?
- Ön bildirim ve randevu: Tedarikçi, sevkiyatın içeriğini ve geliş zamanını önceden bildirir. Bu bildirime ASN (ön sevk bildirimi) denir. Depo, rampa ve personel planını buna göre yapar.
- Araç karşılama: Araç rampaya alınır, plaka ve belgeler kontrol edilir. Mühürlü gelen konteyner ya da dorsede mühür numarası belgeyle karşılaştırılır.
- Boşaltma: Yük uygun ekipmanla boşaltılır. Paletli yük ile araca dökme yüklenmiş koliler arasında boşaltma süresi ve iş gücü farkı büyüktür.
- Belge kontrolü: İrsaliye ve çeki listesi, satın alma siparişi ve ASN ile karşılaştırılır.
- Sayım: Önce palet ve koli adedi, ardından gerekiyorsa koli içi adet sayılır. Ürün barkodları okutularak SKU doğrulanır.
- Kalite ve hasar kontrolü: Ambalaj bütünlüğü, ıslaklık, ezilme, açılmış koli ve ürün özelinde istenen kontroller yapılır.
- Lot ve tarih kaydı: Raf ömrü olan ürünlerde lot numarası ve son kullanma tarihi kayda alınır.
- Etiketleme: Gerekiyorsa palet ya da koliye depo içi takip etiketi basılır; barkodu olmayan ürünler etiketlenir.
- Sistem kaydı ve fark raporu: Kabul sistemde onaylanır; eksik, fazla ya da hasarlı ürün varsa tutanakla birlikte markaya ve tedarikçiye bildirilir.
- Yerleştirme: Kabulü tamamlanan ürün rafa ya da stok alanına taşınır. Bu adıma putaway denir.
Mal kabulde hangi belgeler kullanılır?
| Belge | Ne işe yarar? | Mal kabulde nasıl kullanılır? |
|---|---|---|
| İrsaliye (sevk irsaliyesi ya da e-irsaliye) | Malın gönderildiğini gösteren, taşımaya eşlik eden ticari belge | Gönderen, alıcı, ürün ve miktar bilgisi teslim alınan yükle karşılaştırılır; farklar belgeye şerh olarak yazılır |
| ASN (ön sevk bildirimi) | Sevkiyat yola çıkmadan içeriğini alıcıya elektronik olarak bildirir | Beklenen SKU, miktar ve lot bilgisi sisteme önceden düşer; sayım bu listeye göre yapılır |
| Çeki listesi (packing list) | Hangi kolide ya da palette ne olduğunu, ağırlık ve ölçüleri gösterir | Koli ve palet bazında kontrol ve kısmi sayım için kullanılır |
| Satın alma siparişi | Alıcının tedarikçiden ne istediğini gösterir | Gelen miktarın sipariş edilenle uyumu kontrol edilir |
| Taşıma belgesi (CMR, konşimento vb.) | Taşıyıcı ile yapılan taşımayı belgeler | Hasar ya da eksik durumunda taşıyıcıya karşı kayıt düşülür |
| Analiz ya da uygunluk belgesi | Ürünün belirli şartları karşıladığını gösterir | Kozmetik, gıda takviyesi gibi ürünlerde markanın istediği durumlarda dosyalanır |
Mal kabulde neler kontrol edilir?
- Miktar: Palet, koli ve gerekiyorsa adet düzeyinde sayım.
- Ürün doğruluğu: Barkod okutularak gelen ürünün beklenen SKU olduğunun doğrulanması.
- Ambalaj durumu: Ezik, yırtık, ıslak ya da açılmış koli; bozulmuş streç ya da devrilmiş palet.
- Lot ve son kullanma tarihi: Tarihin okunaklı olması ve kalan raf ömrünün markanın belirlediği eşiğin üzerinde olması. Ayrıntılar SKT ve lot sayfasında.
- Sıcaklık: Sıcaklığa duyarlı ürünlerde araç ya da ürün sıcaklığının kaydı.
- Etiket ve barkod okunabilirliği: Okunmayan barkod, sonraki tüm adımlarda elle giriş ve hata riski demektir.
Sayımın güvenilirliğini artıran yöntemlerden biri kör sayımdır (blind receiving). Bu yöntemde sayımı yapan personel beklenen miktarı görmez; saydığını girer, sistem farkı kendisi hesaplar. Böylece "listede 50 yazıyor, 50 vardır" alışkanlığı ortadan kalkar.
Hasarlı, eksik ya da fazla teslimatta ne yapılır?
Farkın teslim anında ve kanıtıyla kayda geçmesi, sonradan yapılacak her itirazın dayanağıdır. Tipik akış şöyledir:
- Hasar ya da eksik, araç boşaltılırken fotoğraflanır; mümkünse sürücünün yanında tespit edilir.
- Durum teslim belgesine ya da irsaliyeye şerh düşülür ve tutanak tutulur.
- Hasarlı ürünler sağlam stoktan ayrılır ve karantina alanına alınır; sistemde satılamaz stok olarak işaretlenir.
- Fazla gelen ürün sisteme ayrı kaydedilir, marka onay verene kadar satışa açılmaz.
- Fark raporu marka ve tedarikçiyle paylaşılır; iade, yeniden gönderim ya da imha kararı beklenir.
Karantina alanı nedir?
Karantina alanı, durumu netleşmeyen ürünlerin satılabilir stoktan fiziksel ve sistemsel olarak ayrıldığı bölümdür. Hasarlı ürünler, belgesi eksik gelen ürünler, kalan raf ömrü eşiğin altında olanlar, geri çağırmaya konu lotlar ve iade kontrolünü bekleyen ürünler burada tutulur. Karantinanın asıl anlamı sistemdedir: Fiziksel olarak ayrı rafta durup sistemde "satılabilir" görünen bir ürün, bir gün yanlışlıkla sevk edilir.
Dock-to-stock süresi nedir?
Dock-to-stock, bir yükün depo rampasına ulaşmasından ürünlerin rafa yerleşip sistemde satılabilir stok olarak görünmesine kadar geçen süredir. Bu süre boyunca ürün depodadır ama satılamaz. E-ticarette stokta tükenmiş bir ürün depoya gelmiş olsa bile dock-to-stock tamamlanana kadar satış kaybı sürer.
Süreyi kısaltan başlıca uygulamalar şunlardır:
- Sevkiyat içeriğinin ASN ile önceden sisteme düşmesi.
- Tedarikçinin barkodlu, tek SKU'lu ve etiketli palet ya da koli göndermesi.
- Rampa randevusuyla araçların yığılmasının önlenmesi.
- Yerleştirme lokasyonunun sistem tarafından önceden önerilmesi.
- Bekleyen siparişi olan ürünlerin stoğa girmeden doğrudan sevkiyata aktarılması, yani çapraz sevkiyat.
Mal kabulde sık yaşanan sorunlar nelerdir?
| Sorun | Sonucu | Önlem |
|---|---|---|
| Habersiz gelen araç | Rampa ve personel hazır değil, yük bekler ya da aceleyle kabul edilir | ASN ve randevu zorunluluğu |
| Karışık SKU'lu palet | Ayrıştırma ve sayım süresi uzar, karışma riski artar | Tedarikçiye paletleme talimatı verilmesi |
| Barkodsuz ya da okunmayan ürün | Elle giriş, yanlış SKU kaydı | Kabulde etiketleme, tedarikçi barkod standardı |
| Belgeyle uyuşmayan miktar | Stok farkı, tedarikçiyle anlaşmazlık | Kör sayım ve teslim anında tutanak |
| Lot ve tarih bilgisinin atlanması | FEFO çalışmaz, geri çağırmada parti bulunamaz | Lot ve tarih girilmeden kabulün kapanmaması |
Varsayalım ki bir kozmetik markası, 12 SKU'dan oluşan bir sevkiyatı karışık paletler halinde ve ön bildirim olmadan gönderdi. Depo, ürünleri önce SKU'lara ayırmak, her koliyi açıp lot ve tarih okumak ve belgeyle karşılaştırmak zorunda kalır. Aynı sevkiyat ASN ile, her paleti tek SKU ve tek lottan oluşacak şekilde ve etiketli gelseydi, kabul palet etiketlerini okutup örnekleme kontrolü yapmaktan ibaret olurdu. Stok farklarının nasıl oluştuğunu envanter yönetimi hataları yazısında ele aldık.
Logvance'ta mal kabul nasıl yapılır?
Logvance depolarında gelen ürünler Logvance WMS'e SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında kaydedilir; stok, sipariş ve iade hareketleri bu kayıt üzerinden izlenir. Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi ürünlerinde şartlı depolama operasyonumuzun standart parçasıdır. İstanbul Ataşehir'deki depolarımız ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuz aynı sistem ve ekiple çalışır.
Depolama kapsamımızı depolama hizmeti sayfasında inceleyebilir, sevkiyat yapınız ve hacminiz için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Mal kabul nedir, kısaca ne demek?
- Mal kabul, depoya gelen ürünlerin teslim alınırken belgelerle karşılaştırılması, sayılması, hasar ve kalite kontrolünden geçirilmesi ve depo sistemine kaydedilmesidir. Ürünün stoğa girdiği ilk adımdır. İngilizcede goods receipt ya da receiving olarak geçer; kabulü tamamlanan ürün ardından rafa yerleştirilir.
- Mal kabulde hangi belgeler kontrol edilir?
- Mal kabulde temel olarak irsaliye, çeki listesi ve satın alma siparişi kontrol edilir. Ön sevk bildirimi (ASN) varsa gelen yük bu bildirimle karşılaştırılır. Uluslararası sevkiyatlarda CMR ya da konşimento gibi taşıma belgeleri, bazı ürün gruplarında ise markanın istediği analiz veya uygunluk belgeleri de dosyalanır.
- Hasarlı gelen ürün teslim alınır mı?
- Hasarlı ürün, hasar teslim anında fotoğraflanıp irsaliyeye ya da teslim belgesine şerh düşülerek ve tutanak tutularak alınabilir. Ürün sağlam stoktan ayrılır, karantina alanına konur ve sistemde satılamaz olarak işaretlenir. İade, yeniden gönderim ya da imha kararı marka ve tedarikçiyle birlikte verilir.
- Kör sayım (blind receiving) nedir?
- Kör sayım, mal kabulde sayımı yapan personelin irsaliyede ya da sistemde beklenen miktarı görmeden saydığı yöntemdir. Personel yalnızca saydığı miktarı girer, fark sistem tarafından hesaplanır. Bu yöntem belgeye bakıp onaylama alışkanlığını ortadan kaldırdığı için sayım doğruluğunu artırır.
- Dock-to-stock süresi nasıl kısaltılır?
- Dock-to-stock süresi; sevkiyat içeriğinin ASN ile önceden bildirilmesi, tedarikçinin barkodlu ve tek SKU'lu paletler göndermesi, rampa randevusu, sistemin yerleştirme lokasyonunu önceden önermesi ve bekleyen siparişi olan ürünlerin çapraz sevkiyatla doğrudan sevkiyata aktarılmasıyla kısaltılır. Böylece ürün depoya geldiği gün satışa açılabilir.