OMS Nedir? Sipariş Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar, WMS ve ERP'den Farkı

OMS ne demek?

OMS, İngilizce Order Management System ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede "sipariş yönetim sistemi" anlamına gelir. Bir markanın e-ticaret sitesinden, pazaryeri mağazalarından, B2B portalından ya da mağaza kasasından gelen siparişleri tek ekranda toplar. Her siparişin nereden karşılanacağına karar verir ve sipariş müşteriye ulaşana kadar durumunu takip eder.

Tek kanaldan satış yapan küçük bir işletmede bu işlerin çoğunu e-ticaret altyapısının yönetim paneli üstlenir. Satış kanalı sayısı, depo sayısı ve sipariş hacmi arttıkça her kanalın kendi panelinden yönetim yetersiz kalır. OMS bu noktada kanallar ile depo arasında merkezi bir katman olarak devreye girer.

OMS ne işe yarar?

Bir sipariş yönetim sisteminin temel işlevleri şunlardır:

• Kanal birleştirme: Farklı satış kanallarından gelen siparişleri tek formatta toplar. Operasyon ekibi her pazaryerinin paneline ayrı ayrı girmez.
• Stok görünürlüğü: Tüm depolardaki ve kanallardaki satılabilir stoğu tek bir hesapta birleştirir ve kanallara stok bilgisi gönderir.
• Stok rezervasyonu: Sipariş alındığı anda ürünü o sipariş için ayırır; aynı ürünün başka bir kanalda tekrar satılmasını önler.
• Sipariş yönlendirme: Birden fazla depo ya da tedarik kaynağı varsa siparişi stok durumu, teslimat adresi veya maliyet kuralına göre doğru kaynağa gönderir.
• Sipariş bölme ve birleştirme: Bir siparişteki ürünler farklı depolardaysa siparişi böler; aynı müşterinin kısa aralıklı siparişlerini birleştirebilir.
• Durum takibi ve bilgilendirme: Siparişin onay, hazırlık, kargo ve teslim durumlarını izler; takip numarasını satış kanalına ve müşteriye iletir.
• İade ve değişim: İade talebini kaydeder, iade gönderisini takip eder, depodaki kontrol sonucuna göre para iadesi ya da değişim sürecini başlatır.
• Bekleyen sipariş yönetimi: Stok karşılığı olmayan siparişleri backorder olarak işaretler ve stok geldiğinde sırayla karşılar.

Bir sipariş OMS içinde hangi adımlardan geçer?

1. Sipariş alınır: Satış kanalından sipariş, entegrasyon aracılığıyla OMS'e düşer.
2. Doğrulanır: Ödeme durumu, adres bilgisi ve ürün kodları kontrol edilir; eksik ya da şüpheli sipariş bekletilir.
3. Stok ayrılır: Siparişteki her SKU için satılabilir stok rezerve edilir ve diğer kanallardaki stok bilgisi güncellenir.
4. Yönlendirilir: Sipariş, kurala göre seçilen depoya ya da tedarikçiye iletilir.
5. Depoda hazırlanır: Depo yönetim sistemi toplama, paketleme ve kargo etiketleme işlemlerini yürütür, sevk onayını OMS'e geri bildirir.
6. Kanala bildirilir: Takip numarası ve kargo durumu satış kanalına ve müşteriye aktarılır.
7. Kapanır ya da iadeye döner: Teslimatla sipariş kapanır; iade talebi gelirse iade süreci aynı sipariş kaydı üzerinden başlar.

OMS, WMS ve ERP arasındaki fark nedir?

Üç sistem de stok ve sipariş verisine dokunduğu için sık karıştırılır. Aradaki farkı en iyi, her sistemin cevap verdiği soru gösterir:

Pratikte bu sistemlerin sınırları kesin değildir. Bazı e-ticaret altyapıları temel OMS işlevlerini içerir, bazı WMS'ler kanal entegrasyonu sunar, bazı ERP'lerde sipariş modülü bulunur. Önemli olan, stok ve sipariş verisinin hangi sistemde "doğru kabul edildiğinin" net olması ve diğer sistemlerin bu kaynaktan beslenmesidir.

Çok kanallı satışta OMS neden gerekir?

Birden fazla kanalda satış yapan markanın en sık yaşadığı sorun, aynı stoğun birden fazla kez satılmasıdır. Varsayımsal örnek: Bir markanın bir üründe 10 adet stoğu var ve ürün hem kendi sitesinde hem de iki pazaryerinde satılıyor. Stok bilgisi kanallara merkezi bir sistemden anlık gitmiyorsa, her kanal 10 adedi kendi stoğu gibi gösterir. Kampanya gününde kanalların toplamında 10'dan fazla sipariş alınabilir; fazla siparişler iptale ya da gecikmiş gönderime döner.

OMS bu durumu üç yolla önler. Tüm kanalların stoğunu tek bir satılabilir stok hesabından besler. Her sipariş anında stok rezerve edip diğer kanalları günceller. Stok azaldığında kanallara tampon bırakma ya da stoğu kanallar arasında paylaştırma kuralı uygular. Çok kanallı operasyonun lojistik tarafını omni-channel lojistik yazısında ayrıca ele aldık.

OMS pazaryerleri ve depoyla nasıl bağlanır?

OMS'in değeri, bağlandığı sistemlerle çift yönlü ve güvenilir veri alışverişi yapmasına bağlıdır. Tipik bağlantılar şunlardır:

• Pazaryerleri ve e-ticaret altyapıları: Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 gibi pazaryerleri ve Shopify, ikas gibi altyapılar, satıcıların sipariş çekme, stok ve fiyat gönderme, takip numarası bildirme işlemleri için API sunar. OMS bu API'ler üzerinden siparişi alır, stok bilgisini gönderir ve kargo bilgisini geri iletir.
• Depo: Sipariş OMS'ten depo yönetim sistemine aktarılır. Depo toplama ve paketlemeyi tamamladığında sevk onayını, kargo firmasını ve takip numarasını OMS'e geri gönderir. Mal kabul ve iade girişleri de stok bilgisini güncellemek için OMS'e yansır.
• Kargo firmaları: Kargo etiketi ve takip numarası üretimi doğrudan OMS'ten ya da depo sistemi üzerinden yapılır. Teslim ve iade durumları geri bildirilir.
• ERP ve muhasebe: Faturalanacak siparişler ve iadeler finans tarafına aktarılır.

Entegrasyonun sıklığı sonucu doğrudan etkiler. Stok bilgisi anlık gönderilirse fazla satış riski azalır; saatlik ya da günlük aktarımda ise yoğun satış dönemlerinde kanallar arasında fark oluşur.

OMS'e ne zaman ihtiyaç duyulur?

• İkiden fazla satış kanalında aynı stokla satış yapılıyorsa,
• Stok birden fazla depoda ya da hem depoda hem tedarikçide tutuluyorsa,
• Kanallar arası stok farkı yüzünden iptal ve gecikme yaşanıyorsa,
• Operasyon ekibi günün önemli kısmını pazaryeri panelleri arasında sipariş ve takip numarası taşımaya harcıyorsa,
• İade ve değişim talepleri farklı kanallarda dağınık biçimde takip ediliyorsa.

Fulfillment hizmeti alan markalarda bu ihtiyacın bir kısmı, fulfillment sağlayıcısının pazaryeri ve altyapı entegrasyonlarıyla karşılanabilir.

OMS seçerken nelere bakılmalı?

• Hazır kanal entegrasyonları: Satış yaptığınız pazaryerleri ve e-ticaret altyapısı için hazır bağlantı olup olmadığı; yoksa entegrasyonun kim tarafından, ne sürede kurulacağı.
• Stok aktarım sıklığı: Stok bilgisinin kanallara anlık mı, belirli aralıklarla mı gönderildiği.
• Depo bağlantısı: Kendi deponuzun ya da fulfillment sağlayıcınızın sistemiyle çift yönlü çalışıp çalışmadığı.
• Kural esnekliği: Sipariş yönlendirme, kanal tamponu ve bekleyen sipariş kurallarının ekibiniz tarafından tanımlanıp tanımlanamadığı.
• Raporlama: Kanal bazında sipariş, iptal, iade ve gönderim süresi raporlarının alınabilmesi.

Logvance'ta siparişler kanallardan depoya nasıl akar?

Logvance, Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11 ve Pazarama pazaryerleri ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas e-ticaret altyapılarıyla hazır entegrasyonlara sahiptir. Bu kanallardan gelen siparişlerin tamamı aynı stoktan karşılanır. Logvance WMS stok, sipariş ve iade hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler.

İstanbul Ataşehir ve Almanya Neu-Ulm'daki depolarımız aynı sistem ve ekiple çalışır; sipariş hazırlamada doğruluk oranımız %99,95'tir. Yazılım tarafını WMS yazılım hizmetleri sayfasında inceleyebilir, kanallarınız ve sipariş hacminiz için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.