WMS ERP Entegrasyonu Nasıl Çalışır? Logo, Mikro ve Özel Entegrasyonlar

WMS ERP entegrasyonu, iki sistemin aynı ürün ve sipariş verisini kendi rollerine göre paylaşmasıdır: ERP stok kartını, cari hesabı ve faturayı; depo yönetim sistemi ise lokasyonu, toplama görevini ve barkod okutmasını yönetir. Entegrasyon kurulmadığında aynı stok iki yerde ayrı ayrı tutulur ve hangisinin doğru olduğu her gün yeniden tartışılır. Depo yönetim sisteminin kapsamını WMS nedir sayfasında anlattık. Burada iş bölümünü, veri akış yönlerini, entegrasyon yöntemlerini, Logo ve Mikro ile tipik akışı, sık yapılan hataları ve canlıya geçiş adımlarını ele alıyoruz.

WMS ile ERP arasında iş bölümü nasıldır?

İki sistem de "stok" ve "sipariş" kelimelerini kullandığı için sınır sık karışır. Kural şudur: ERP ürünün ne olduğunu ve şirket için kaç adet, hangi değerde durduğunu bilir; WMS ürünün depoda nerede olduğunu ve nasıl hareket ettiğini bilir.

Bu bölüşüm net yazılmadan yapılan entegrasyon, aynı işi iki sisteme birden yaptırır ve çelişkiyi büyütür. Entegrasyon projesinin ilk belgesi bu tablo olmalıdır.

Hangi veriler hangi yöne akar?

Her veri türünün bir sahibi ve bir akış yönü vardır. Sahibi olan sistem kaydı oluşturur, diğeri kopyasını alıp kendi işini yapar.

Pazaryeri ve e-ticaret siparişlerinde akış farklı kurulabilir: sipariş önce WMS'e düşer, WMS hazırlar, sevk bilgisi ERP'ye gider ve fatura orada kesilir. Hangi kurgunun seçileceği, faturanın nerede kesildiğine ve OMS kullanılıp kullanılmadığına bağlıdır. Belge tarafındaki kavramlar için irsaliye sayfasına bakabilirsiniz.

Her akış için üç bilgi yazılmalıdır: tetikleyici (sipariş kaydedildiğinde, sevk okutulduğunda), sıklık (anlık, dakikalık, günlük) ve hata durumunda ne olacağı (kuyruğa alınır, bildirim gider, elle tekrar denenir). Bu üç bilgi olmadan entegrasyon "çalışıyor" denir; ama nasıl çalıştığını kimse bilmez ve ilk arızada sorumluluk iki sağlayıcı arasında kalır.

WMS ERP entegrasyonu hangi yöntemlerle yapılır?

API ve web servis

İki sistem, tanımlı uç noktalar üzerinden anlık ya da kısa aralıklarla veri alışverişi yapar. Sipariş düştüğü anda WMS'e ulaşır, sevk yapıldığı anda ERP haberdar olur. En sağlıklı yöntemdir; şartı, iki tarafın da açık ve belgelenmiş bir servis sunmasıdır. Yaygın ERP'lerde bu servisler hazırdır.

Dosya aktarımı

Belirli aralıklarla üretilen dosyalar (tablo ya da yapılandırılmış metin) ortak bir klasöre bırakılır, karşı sistem okur. Kurulumu kolaydır; fakat aktarım anlık değildir ve dosya biçimi değiştiğinde entegrasyon sessizce bozulabilir. Servis sunmayan eski sistemlerde ve toplu ürün kartı aktarımında kullanılır.

Veritabanı düzeyinde bağlantı

WMS doğrudan ERP'nin veritabanından okur ya da ara tablolara yazar. Hızlıdır; ancak ERP sürümü değiştiğinde tablo yapısı değişebilir ve doğrudan yazma işlemi ERP'nin iş kurallarını atlar. Tercihen yalnızca okuma için ve ERP sağlayıcısının onayıyla kullanılır.

Ara katman

İki sistem arasında dönüşüm, kuyruk ve hata yönetimi yapan bir ara yazılım durur. Birden fazla kanal, birden fazla depo ve birden fazla ERP olan yapılarda her bağlantıyı tek tek yazmak yerine ara katman üzerinden yönetmek sürdürülebilirdir. Hata kuyruğunun izlenebilir olması bu yöntemin temel avantajıdır.

Logo ve Mikro ile WMS entegrasyonu nasıl işler?

Türkiye'de yaygın kullanılan Logo ürün ailesi (Tiger, GO, Netsis) ve Mikro ile entegrasyon, genel çizgileriyle aynı akışı izler; ayrıntılar kullanılan sürüme ve şirketin iş kurallarına göre belirlenir.

1. Ana veri eşlemesi: ERP'deki ürün kodu, barkod ve birim bilgisi WMS'e aktarılır. Birden fazla barkodu olan ya da koli ve adet birimi ayrı tanımlanmış ürünlerde eşleme kuralı baştan yazılır.
2. Sipariş akışı: ERP'de oluşan satış siparişi ya da satın alma siparişi WMS'e düşer; WMS bunu toplama görevine ya da beklenen mal kabul listesine çevirir.
3. Hareket geri bildirimi: Mal kabul, sevkiyat ve iade tamamlandığında WMS sonucu ERP'ye bildirir; ERP irsaliye ya da faturayı üretir ve stoğu günceller.
4. Sayım ve düzeltme: WMS'te yapılan sayım farkları ERP'ye stok düzeltme kaydı olarak geçer; düzeltmenin hangi tarafta onaylandığı kural olarak belirlenir.
5. Cari ve adres: Teslimat adresi ve müşteri bilgisi ERP'den okunur; WMS bu bilgiyi kargo etiketi ve sevk kurallarında kullanır.

Hazır entegrasyon, bu adımların önceden kurulmuş ve başka operasyonlarda çalışmış olması demektir. Proje o zaman eşleme kurallarının şirkete göre ayarlanmasından ibaret kalır. Hazır entegrasyonun teklif ve bütçeye etkisini WMS fiyatları yazısında ele aldık.

Pazaryeri siparişlerinde ERP ve WMS akışı nasıl kurulur?

E-ticaret operasyonunda siparişin kaynağı ERP değil satış kanalıdır; bu yüzden akış iki biçimde kurulabilir. İlk kurguda sipariş önce ERP'ye düşer, ERP WMS'e iletir, WMS hazırlar ve sevk bilgisi ERP'ye döner. Bu kurgu faturayı ve cariyi ERP'de tutan, kanal sayısı az şirketlere uyar. İkinci kurguda sipariş doğrudan WMS'e düşer, WMS stoku rezerve edip hazırlar, sevk ve fatura bilgisi ERP'ye gider. Bu kurgu çok kanallı, kampanya piki yaşayan ve kesim saatiyle çalışan depolarda tercih edilir; sipariş ERP'de bir işlem beklemeden sahaya iner. Hangi kurgu seçilirse seçilsin kural aynıdır: satılabilir stok tek yerde hesaplanır ve tüm kanallar o rakamı görür. Kanal tarafındaki gereksinimleri e-ticaret depo yazılımı yazısında ele aldık.

Entegrasyon projesinde kim ne yapar?

Rollerin baştan yazılmadığı projelerde en sık görülen sonuç, iki sağlayıcının birbirini beklemesidir. Kapsam belgesinde her satırın bir sahibi olmalıdır.

Özel entegrasyon ne zaman gerekir?

Hazır bağlantı listesinde olmayan bir ERP kullanılıyorsa, ERP şirkete özel geliştirilmişse, birden fazla ERP aynı anda çalışıyorsa ya da standart akışa sığmayan iş kuralları varsa (örneğin faturanın sevkten önce kesilmesi, konsinye stok, üretimden gelen yarı mamul) özel entegrasyon gerekir. Özel entegrasyonda süreyi belirleyen yazılım değil, iş kurallarının ne kadar net yazıldığıdır. Karşı sistemin servis sunup sunmadığı ilk sorudur; sunmuyorsa dosya ya da veritabanı yöntemine geçilir.

Özel entegrasyon teklifi alırken üç şeyi yazılı isteyin: hangi veri türlerinin kapsandığı, hata durumunda bildirimin kime ve nasıl gideceği, ERP sürümü değiştiğinde entegrasyonun kimin sorumluluğunda güncelleneceği. Bu üç madde, projenin canlıya geçtikten sonraki ömrünü belirler.

Entegrasyonda en sık yapılan hatalar nelerdir?

• İki stok kaynağı: Hem ERP'de hem WMS'te elle stok düzeltmesi yapılması. Kural tek olmalı: fiziksel hareket WMS'te kaydedilir, ERP kopyasını alır.
• Ana veri uyumsuzluğu: ERP'de barkodu olmayan ya da iki ürüne aynı barkodun tanımlandığı kartlar. Bu kartlar WMS'e taşındığında eski sorun yeni ekranlarda devam eder. Kart temizliğini SKU düzeyinde entegrasyondan önce yapmak gerekir.
• Birim ve koli çarpanı: ERP'nin koli, WMS'in adet saydığı ürünlerde çarpan yanlışsa stok bir gecede katlanır ya da eksilir.
• Gecikmeli senkron: Dosya aktarımında saatlik çalışan bir akış, kampanya gününde aynı ürünü iki kanala sattırır.
• Hata kuyruğunun izlenmemesi: Aktarılamayan sipariş ya da hareket bir kuyruğa düşer; kuyruğa kimse bakmıyorsa sipariş sessizce kaybolur.
• Fatura ve sevk sırasının belirsizliği: Faturanın sevkten önce mi sonra mı kesildiği yazılı değilse iptal ve kısmi sevkte iki sistem ayrışır.
• Sürüm değişikliğinin test edilmemesi: ERP güncellendiğinde entegrasyon test ortamında doğrulanmadan canlıya alınır.

Entegrasyon nasıl test edilir ve canlıya alınır?

1. Kapsam belgesi: Hangi veri, hangi yöne, hangi sıklıkla ve hangi kuralla akacak; hata durumunda kim, nasıl haberdar olacak.
2. Ana veri temizliği: Barkod, birim, ölçü ve ağırlık bilgisi tamamlanır; çift kayıtlar birleştirilir.
3. Test ortamı: İki sistemin test kopyalarında uçtan uca akış denenir: ürün kartı, satın alma, mal kabul, satış siparişi, toplama, sevk, fatura, iade, sayım.
4. İstisna testleri: Kısmi sevk, iptal, iade, stok yetmezliği, aynı barkodlu iki kart, koli çarpanı olan ürün.
5. Paralel dönem: Kısa bir süre iki sistem birlikte izlenir; farklar günlük raporla kapatılır.
6. Başlangıç sayımı: Canlıya geçişte stok lokasyon bazında sayılır; WMS ve ERP aynı rakamla başlar. Yöntemler için stok sayımı sayfasına bakabilirsiniz.
7. Canlı izleme: İlk haftalarda hata kuyruğu ve stok farkı raporu her gün kontrol edilir.

Varsayalım bir marka, ERP'sinde koli bazında tanımlı bir ürünü WMS'te adet bazında takip ediyor. Kapsam belgesinde çarpan kuralı yazılmadan canlıya geçilirse ilk mal kabulde ERP'ye koli sayısı kadar adet gider; ERP stoğu düşük, WMS stoğu doğru görünür ve satış ekibi ürünü tükendi sanar. İstisna testinde bu ürün denenmiş olsaydı hata canlıya çıkmadan yakalanırdı. Test listesindeki her madde, sahada yaşanmış bir sorunun karşılığıdır.

Logvance WMS ERP entegrasyonunu nasıl kurar?

Logvance WMS, Logvance'ın kendi depolarını yönettiği depo yönetim sistemidir ve kendi deponuzda bulut ya da kendi sunucunuza kurulum olarak kullanılabilir. ERP tarafında Logo (Tiger, GO, Netsis) ve Mikro ile hazır entegrasyon bulunur; diğer ERP ve muhasebe sistemleriyle entegrasyon müşteriye özel olarak kurulur. Pazaryeri ve e-ticaret tarafında Trendyol, Hepsiburada, Amazon, n11, Pazarama ile Shopify, Ticimax, IdeaSoft ve ikas bağlantıları hazırdır; entegrasyon kapsamının bütününü entegrasyonlar sayfasında görebilirsiniz.

Yazılımı geliştiren ekip ile depoyu işleten ekip aynı çatı altında olduğundan eşleme kuralları depo diliyle konuşulur ve iş kuralı değişikliği için üçüncü bir tedarikçi beklenmez. Kullandığınız ERP'yi ve beklediğiniz veri akışını belirterek fiyat teklifi isteyin; kapsam belgesi yukarıdaki tablolarla aynı yapıda hazırlanır.