İrsaliye Nedir? Sevk İrsaliyesi ve E-İrsaliye Ne Demek?

İrsaliye ne demek?

İrsaliye kelimesi Arapça kökenli "irsal" yani göndermek sözcüğünden gelir ve gönderilen malın listesi anlamını taşır. Ticarette irsaliye, malın hangi adresten hangi adrese, kime, ne miktarda ve ne zaman gönderildiğini gösteren belgedir. Faturadan farkı, bir alacak-borç ilişkisini değil mal hareketini belgelemesidir. Bu yüzden irsaliyede fiyat bilgisinin bulunması zorunlu değildir.

Günlük dilde "irsaliye" denildiğinde çoğunlukla sevk irsaliyesi kastedilir. Yol denetimlerinde araçta aranan, depoya mal gelirken şoförün teslim ettiği ve mal kabulde sayımla karşılaştırılan belge budur.

İngilizce yazışmalarda sevk irsaliyesinin karşılığı olarak çoğunlukla delivery note ya da despatch note kullanılır. E-irsaliyenin teknik altyapısı olan UBL-TR standardında belge DespatchAdvice adıyla geçer; yazılım ve entegrasyon ekipleriyle konuşurken bu terimle karşılaşmanız olasıdır. Yabancı bir tedarikçiden gelen mal için düzenlenen belgeler ise gümrük tarafında farklıdır: orada ticari fatura, çeki listesi ve taşıma belgeleri öne çıkar.

İrsaliyenin yasal dayanağı nedir?

Sevk irsaliyesinin dayanağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'dur (VUK). Kanunun 230. maddesinin 5 numaralı bendi, malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı ya da taşıttırıldığı durumlarda satıcının, teslim edilen malı alıcı taşıyor ya da taşıttırıyorsa alıcının sevk irsaliyesi düzenlemesini ve bu belgeyi taşıtta bulundurmasını şart koşar.

Aynı bent iki durumu daha açıkça sayar:

• İş yerleri ve şubeler arası taşıma: Bir işletmenin kendi depoları, mağazaları ya da şubeleri arasında taşınan mal için de sevk irsaliyesi gerekir. Satış olmaması bu yükümlülüğü kaldırmaz.
• Komisyoncu veya aracıya gönderim: Satılmak üzere bir komisyoncuya ya da başka bir aracıya gönderilen mal da gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanır. Konsinye gönderimler bu kapsamdadır.

Kanun ayrıca irsaliyede malın nereye ve kime gönderildiğinin belirtilmesini ister ve fiyat-bedel bilgileri hariç olmak üzere faturanın şekli ve düzenine ilişkin kuralları irsaliyeye de uygular. Nihai tüketicinin perakende olarak aldığı malı kendisinin taşıdığı durumda, fatura ya da perakende satış fişi bulunmak şartıyla sevk irsaliyesi aranmaz.

Taşıma işi yapan firmalar için ayrı bir hüküm vardır: VUK'un 240. maddesi, ücret karşılığında eşya taşıyan gerçek ve tüzel kişilerin sürücünün adını ve aracın plakasını da içeren taşıma irsaliyesi kullanmasını zorunlu tutar. Bu hüküm nakliye komisyoncularını ve acenteleri de kapsar.

İrsaliye türleri nelerdir?

Taşıma irsaliyesi sevk irsaliyesinin yerine geçmez. Bir markanın ürününü anlaşmalı bir nakliye firması taşıyorsa, araçta genellikle markanın sevk irsaliyesi ile nakliyecinin taşıma irsaliyesi birlikte bulunur.

Sevk irsaliyesinde hangi bilgiler bulunur?

Kâğıt sevk irsaliyesi, VUK'un fatura için saydığı bilgileri fiyat ve tutar hariç olarak taşır; malın gönderildiği yer ve alıcı ayrıca yazılır. E-irsaliyede zorunlu alanlar GİB'in yayımladığı tebliğ ve kılavuzlarda sayılmıştır ve kâğıt belgeye göre biraz daha ayrıntılıdır:

Fatura ile irsaliye arasındaki fark nedir?

İki belge çoğu zaman aynı sevkiyatta birlikte dolaşır, ama farklı soruları cevaplar. Fatura "ne kadar borçlusun?", irsaliye "ne gönderildi?" sorusunun belgesidir.

Fatura düzenleme süresi VUK'un 231. maddesinde yazılıdır ve Hazine ve Maliye Bakanlığı bu süreyi belirli işlemler için kısaltmaya yetkilidir. Bu yüzden güncel süreyi Gelir İdaresi Başkanlığı'nın duyurularından kontrol etmek gerekir.

İrsaliyeli fatura nedir?

İrsaliyeli fatura, malın teslimi sırasında düzenlenen ve hem fatura hem sevk irsaliyesi işlevi gören tek belgedir. Mal satışla aynı anda yola çıkıyorsa iki ayrı belge basmaya gerek bırakmaz. Kâğıt dönemde matbaada basılan irsaliyeli fatura formları kullanılırdı.

Elektronik belgelerde de benzer bir imkân vardır. GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura; malın teslimi anında düzenlenmesi, düzenleme saatinin dakika olarak gösterilmesi, belgeye "İrsaliye yerine geçer." ibaresinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı ya da yetkilisince imzalanması şartlarıyla sevk irsaliyesinin yerine geçer. Bu şartlar sağlanıyorsa ayrıca e-irsaliye düzenlenmesi gerekmez. Fatura, mal sevk edilmeden önce kesilmişse ise sevkiyat için ayrı bir irsaliye düzenlenir ve fatura bilgisi irsaliyede belirtilir.

E-irsaliye nedir, nasıl çalışır?

E-irsaliye, VUK'a göre kâğıtta düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak düzenlenmesini, alıcıya elektronik ortamda iletilmesini ve elektronik ortamda saklanmasını sağlayan GİB uygulamasıdır. GİB kılavuzu bunu açıkça belirtir: e-irsaliye yeni bir belge türü değildir, kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. Uygulamanın yasal çerçevesi 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'dir.

Uygulamanın temel işleyişi şöyledir:

1. Uygulamaya dahil olma: Mükellefin önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. Kimlerin e-irsaliyeye geçmek zorunda olduğu sektör ve ciro gibi ölçütlerle belirlenir; güncel kapsam ebelge.gib.gov.tr adresinden kontrol edilmelidir. İsteyen mükellef zorunlu olmadan da uygulamaya geçebilir.
2. Yöntem seçimi: E-irsaliye GİB'in e-Belge portalı, GİB'den izin almış bir özel entegratör ya da işletmenin kendi sistemini GİB'e doğrudan bağladığı entegrasyon yöntemiyle kullanılır.
3. Sevkten önce düzenleme: Belge, malın fiili sevkinden önce düzenlenip sisteme gönderilmelidir. Bilgiler yola çıkış anında kesinleşiyorsa belge taslak olarak hazırlanır, eksik alanlar tamamlanınca onaylanır.
4. Taşıma: Araçta e-irsaliyenin kâğıt çıktısı bulunur ya da belge elektronik olarak gösterilir. Alıcı sisteme kayıtlı değilse belge ona kâğıt çıktı veya başka elektronik yollarla ulaştırılır.
5. İrsaliye yanıtı: Alıcı malın tamamını kabul, bir kısmını kısmi kabul yanıtıyla bildirebilir. Yanıt vermek zorunlu değildir; yanıt verilmezse malın tam teslim alındığı kabul edilir. E-irsaliye iptal edilemez; hatalı alıcı ya da içerik durumunda red yanıtı yalnızca fiili sevkten önce mümkündür.

Teslim edilemeyen ya da alıcının kabul etmediği mal depoya geri getiriliyorsa, dönüş için yeni bir e-irsaliye düzenlenir.

Depo ve lojistik operasyonunda irsaliyenin yeri nedir?

Depo açısından irsaliye, stoğun dışarıdan gelen ilk kaydıdır. Mal kabul sırasında depo ekibi tedarikçinin irsaliyesini, varsa önceden gönderilmiş ASN (ön sevkiyat bildirimi) kaydını ve fiziksel sayımı karşılaştırır. Üçü uyuşuyorsa ürün depo yönetim sistemine alınır; uyuşmuyorsa fark tutanakla belgelenir ve tedarikçiye bildirilir.

Somut bir örnek: Bir kozmetik markası depoya 40 koli şampuan gönderiyor. İrsaliyede 40 koli yazıyor, sayımda 38 koli çıkıyor. Depo 38 koliyi stoğa alır, eksik 2 koliyi tutanağa yazar. E-irsaliye kullanılıyorsa alıcı, kısmi kabul yanıtıyla teslim aldığı miktarı gönderene sistem üzerinden bildirebilir. Bu kayıt, sonradan kesilecek faturanın gerçekten teslim alınan miktara göre düzenlenmesini kolaylaştırır.

Çıkış tarafında belge ihtiyacı sevkiyatın türüne göre değişir:

• B2B sevkiyat: Mağazaya, bayiye ya da distribütöre giden palet ve koliler için sevk irsaliyesi düzenlenir. Kolilerin içeriği ayrıca bir çeki listesiyle gösterilebilir.
• E-ticaret siparişi: Tek tek tüketiciye giden paketlerde çoğunlukla irsaliye yerine geçecek şartlarla düzenlenmiş e-Arşiv Fatura kullanılır.
• Depolar arası transfer: Satış olmasa da irsaliye gerekir; alıcı ve gönderen aynı mükellef olarak yazılır, teslimat adresi belirtilir.

Mal bir lojistik firmasının deposunda duruyorsa belgeyi kimin düzenleyeceği sık sorulur. GİB'in e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu bu durumu ayrıca ele alır. Kılavuza göre malı lojistik merkezine kim taşıyorsa o irsaliye düzenler. Depodan satıcının talimatıyla alıcıya yapılan sevkiyatlarda ise iki senaryo tarif edilir. Birincisinde satıcı e-irsaliyeyi düzenler, lojistik firması kendi taşıma irsaliyesiyle malı taşır. İkincisinde lojistik firması e-irsaliyeyi satıcı bilgisini de göstererek düzenler ve teslimat bilgisini satıcıya iletir. Hangi senaryonun uygulanacağı sözleşmede ve entegrasyonda baştan netleştirilmelidir. Kılavuz güncellenebildiği için son sürümü ebelge.gib.gov.tr adresinden kontrol etmek gerekir.

İrsaliyede sık yapılan hatalar nelerdir?

• İrsaliyeyi sevkten sonra düzenlemek: E-irsaliyede belirleyici olan, belgede yazan fiili sevk zamanıdır. Araç yola çıktıktan sonra düzenlenen belge bu kurala uymaz.
• Depolar arası transferi belgesiz yapmak: "Satış yok, sadece yer değiştiriyoruz" düşüncesiyle irsaliye düzenlenmemesi yaygın bir hatadır.
• Konsinye gönderimi fatura ile yapmak: Konsinye gönderimde mülkiyet geçmez; mal irsaliyeyle ve konsinye olduğu belirtilerek gönderilir, fatura satış gerçekleşince kesilir.
• Araç, sürücü veya taşıyıcı bilgisini eksik girmek: E-irsaliyede zorunlu alanlar eksikse belge sistem kontrollerinden geçmez.
• İade dönüşünü belgelememek: Alıcının kabul etmediği ya da teslim edilemeyen mal için dönüşte yeni irsaliye düzenlenmesi atlanır.
• İrsaliye ile faturayı eşleştirmemek: Kısmi teslimlerde faturanın irsaliyedeki değil teslim alınan miktara göre kesilmesi gerekir. Eşleştirme yapılmazsa cari hesapta fark birikir.

Mal kabulde belge ve stok farklarının nasıl önleneceğini depo yönetim sistemleri (WMS) yazısında da ele aldık.

İrsaliye düzenlenmezse ne olur?

Sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi, yol denetimlerinde aranan kontrol belgeleridir. VUK'un yoklama hükümleri, yetkili memurlara taşıtta taşıma irsaliyesi, sevk irsaliyesi ya da fatura bulunmadığında bu belgeler ibraz edilinceye kadar aracı trafikten alıkoyma yetkisi verir. Taşınan malın sahibi belli değilse mal, sahibi tespit edilene kadar bekletilebilir.

Belgenin hiç düzenlenmemesi, araçta bulundurulmaması, gerçeğe aykırı düzenlenmesi ya da elektronik düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenmesi VUK'un 353. maddesinde özel usulsüzlük olarak sayılır. Ceza belge başına uygulanır ve tutarlar her yıl yeniden değerleme ile güncellenir; bu yüzden güncel tutarı yazmıyoruz, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ilan ettiği tutarlara bakılmalıdır.

Ceza riskinin ötesinde operasyonel bir maliyet de vardır. Yolda bekletilen bir araç, kargo firmasının alım saatini kaçıran bir sevkiyat ya da mağazaya zamanında ulaşmayan bir kampanya ürünü demektir. Belgeyi sevkiyat planının bir adımı olarak ele almak, bu gecikmeleri önler.

Logvance'ta irsaliye ve sevkiyat belgeleri nasıl yönetilir?

Logvance, 2000'den beri depolamadan dağıtıma kadar operasyonu yöneten bir lojistik şirketidir. İstanbul Ataşehir'deki depolarımızda ve Almanya Neu-Ulm'daki depomuzda mal kabul, depolama, sipariş hazırlama ve sevkiyat aynı sistem ve ekiple yürür. Logvance WMS, stok hareketlerini SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izler; böylece gelen irsaliyedeki miktar ile depoya fiilen giren miktar arasındaki fark kayıt altına alınır.

Hizmetlerimiz arasında fatura toplama, kapama ve gönderim de bulunur. E-ticaret siparişleri için fulfillment hizmetlerimizi inceleyebilir, belge akışınızı ve operasyonunuzu birlikte planlamak için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.