ASN (Ön Sevk Bildirimi) nedir?
ASN (Advance Shipping Notice), bir sevkiyat yola çıkmadan önce ya da çıktığı anda göndericinin alıcıya ilettiği, gönderinin içeriğini ve geliş bilgisini gösteren elektronik ön sevk bildirimidir. Depo, hangi ürünün hangi miktarda, hangi lotla ve ne zaman geleceğini önceden bildiği için mal kabulü planlayabilir ve hızlandırabilir.
Diğer adları: Advance Shipping Notice · Advanced Shipping Notification · Ön sevk bildirimi · Sevkiyat ön bildirimi · DESADV · EDI 856
ASN ne demek?
ASN, İngilizce Advance Shipping Notice (bazı kaynaklarda Advanced Shipping Notification) ifadesinin kısaltmasıdır. Türkçede ön sevk bildirimi ya da sevkiyat ön bildirimi olarak kullanılır. ASN, "yoldayım ve içimde bunlar var" diyen dijital bir mesajdır: Tedarikçi, üretici ya da gönderici depo, yükü çıkardığında alıcı depoya içeriği satır satır bildirir.
ASN'nin değeri, bilginin yükten önce gelmesindedir. Depo, araç rampaya yanaşmadan hangi SKU'dan kaç adet geleceğini, kaç palet ve koli olduğunu, varsa lot ve son kullanma tarihlerini bilir. Böylece mal kabul, belgeyi kapıda okuyup elle giriş yapmaktan çıkar; önceden hazırlanmış bir listeyi doğrulama işine dönüşür.
Elektronik veri değişimi (EDI) standartlarında ASN'nin karşılıkları da vardır. Kuzey Amerika'da yaygın ANSI X12 standardında ASN, 856 numaralı Ship Notice/Manifest mesajıdır. Birleşmiş Milletler EDIFACT standardında karşılığı DESADV (Despatch Advice) mesajıdır.
ASN ile irsaliye arasındaki fark nedir?
İkisi de gönderinin içeriğini anlatır, ama amaçları ve zamanlamaları farklıdır. İrsaliye malın gönderildiğini gösteren ve taşımaya eşlik eden ticari belgedir. ASN ise alıcının operasyonunu planlaması için önceden gönderilen bir veri mesajıdır ve irsaliyenin yerini tutmaz.
| Karşılaştırma | ASN | İrsaliye |
|---|---|---|
| Temel amaç | Alıcının kabulü planlaması ve hızlandırması | Malın sevkini belgelemek |
| Zamanlama | Yük yola çıkarken ya da çıkmadan önce | Malla birlikte ya da mevzuatta belirtilen şekilde |
| Biçim | EDI mesajı, API çağrısı, dosya ya da portal kaydı | Kâğıt sevk irsaliyesi ya da e-irsaliye |
| Ayrıntı düzeyi | Palet, koli, SKU, lot, son kullanma tarihi düzeyine inebilir | Genellikle ürün ve miktar düzeyinde |
| Hukuki niteliği | Taraflar arasındaki operasyonel anlaşmaya dayanır | Vergi mevzuatına tabi belgedir |
İrsaliye düzenleme zorunluluğu ve e-irsaliyeye geçiş kuralları Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemelerine tabidir; güncel koşullar gib.gov.tr duyurularından kontrol edilmelidir.
ASN'de hangi bilgiler bulunur?
ASN'nin içeriği taraflar arasında kararlaştırılır. Kapsamlı bir ASN tipik olarak şu alanları içerir:
| Alan | Açıklama | Mal kabulde kullanımı |
|---|---|---|
| ASN numarası | Bildirimin tekil referansı | Kabul kaydının bu bildirime bağlanması |
| Gönderici ve alıcı | Tedarikçi, çıkış deposu, varış deposu | Doğru müşteri hesabına kabul |
| Sipariş referansı | İlgili satın alma siparişi ya da transfer numarası | Gelen miktarın siparişle karşılaştırılması |
| Sevk tarihi ve tahmini varış | Yükün çıkış zamanı ve beklenen geliş zamanı | Rampa ve personel planı |
| Taşıyıcı bilgisi | Taşıyıcı firma, plaka, konteyner ya da takip numarası | Aracın tanınması, mühür kontrolü |
| Paket yapısı | Palet ve koli sayısı, hangi kolinin hangi palette olduğu | Palet ve koli düzeyinde hızlı sayım |
| Taşıma birimi etiketi | Palet ya da koli üzerindeki tekil numara; GS1 sisteminde SSCC | Tek okutmayla bütün palet içeriğinin kabulü |
| SKU ve barkod | Ürün kodu ve GTIN | Ürün doğrulaması |
| Miktar | Her SKU için gönderilen adet | Beklenen ile sayılan miktarın karşılaştırılması |
| Lot ve son kullanma tarihi | Raf ömrü olan ürünlerde parti ve tarih bilgisi | Lot kaydı ve FEFO için veri |
| Ağırlık ve ölçü | Palet ya da koli ağırlığı ve boyutları | Yerleştirme lokasyonu seçimi |
SSCC (Serial Shipping Container Code), GS1 sisteminde taşıma birimlerini tanımlayan 18 haneli numaradır. ASN içindeki SSCC ile palet üzerindeki etiket eşleştiğinde, depo paleti açmadan içeriğini sisteme alabilir. GS1 numaralarının nasıl çalıştığını GS1 barkod sayfasında anlattık.
ASN'li ve ASN'siz mal kabul arasındaki fark nedir?
| Adım | ASN'siz mal kabul | ASN'li mal kabul |
|---|---|---|
| Planlama | Araç geldiğinde neyin geldiği öğrenilir | Rampa, personel ve raf alanı önceden ayrılır |
| Veri girişi | İrsaliye kapıda okunur, satırlar elle girilir | Beklenen satırlar sisteme hazır düşer |
| Sayım | Tüm koliler açılıp tek tek sayılır | Palet ya da koli etiketi okutulur, gerekiyorsa örnekleme yapılır |
| Fark tespiti | Belgedeki hata sonradan fark edilir | Beklenen ile okutulan arasındaki fark anında görülür |
| Lot ve tarih kaydı | Her koliden elle okunur | ASN'den gelir, kabulde doğrulanır |
| Stoğun satışa açılması | Tüm girişler bitene kadar bekler | Kabul onayıyla birlikte hızlanır |
ASN nasıl iletilir: EDI, API ya da dosya?
- EDI: Büyük perakende ve üretim zincirlerinde kullanılan, standart mesaj formatlarıyla (X12 856, EDIFACT DESADV) çalışan sistemden sisteme veri değişimidir. Kurulumu daha fazla hazırlık ister, yüksek hacimde güvenilirdir.
- API: Göndericinin sistemi (örneğin ERP ya da e-ticaret altyapısı) depo yönetim sistemine doğrudan bağlanır ve ASN'yi anlık gönderir. Güncel yazılımlarda en yaygın yöntemdir.
- Dosya: Excel ya da CSV formatında hazırlanan bildirim e-postayla ya da FTP üzerinden iletilir. Başlangıç için pratiktir, ama elle hazırlandığı için hata riski taşır.
- Portal: Tedarikçi, alıcının web portalına girip sevkiyat bilgisini forma işler. Küçük tedarikçiler için entegrasyon gerektirmeyen bir çözümdür.
ASN'nin faydaları nelerdir?
- Daha kısa mal kabul: Elle veri girişi ve koli koli sayım azalır.
- Daha az hata: Belgeyi okuyup yazma aşaması ortadan kalktığı için yanlış SKU ve yanlış miktar kaydı azalır.
- Erken fark tespiti: Eksik ya da yanlış gönderim araç henüz depodayken görülür ve tutanak zamanında tutulur.
- Planlı kaynak kullanımı: Yoğun günlerde rampa ve personel önceden ayarlanır.
- Doğru lot verisi: Lot ve son kullanma tarihi kaynağından gelir; FEFO ve geri çağırma süreçleri güvenilir veriyle çalışır.
- Stoğun daha erken satışa açılması: Dock-to-stock süresi kısalır.
Varsayalım ki bir marka, Almanya'daki üreticisinden 6 palet ürün getiriyor. ASN olmadan depo, araç geldiğinde irsaliyeyi okur, paletleri boşaltır, her koliyi açıp ürün, lot ve tarih bilgisini tek tek girer. ASN ile ise sevkiyat bilgisi araç yola çıktığında sisteme düşer; kabulde palet etiketleri okutulur, örnekleme kontrolüyle lot bilgisi doğrulanır ve fark varsa hemen raporlanır.
ASN hazırlarken sık yapılan hatalar nelerdir?
- ASN'yi yük çıktıktan sonra geç göndermek; depo planlamadan faydalanamaz.
- Son dakika değişikliklerini (eksik yüklenen koli, değişen lot) ASN'ye yansıtmamak.
- Palet etiketi ile ASN'deki taşıma birimi numarasını eşleştirmemek.
- Tedarikçinin ürün kodunu, alıcının SKU'su ile eşlemeden göndermek.
- Raf ömrü olan ürünlerde lot ve son kullanma tarihi alanlarını boş bırakmak.
Hatalı bir ASN, hiç ASN olmamasından daha fazla zarar verebilir: Depo listeye güvenerek örnekleme kontrolüne geçer ve yanlış bilgi doğrudan stok kaydına işlenir. Bu yüzden ASN kullanan depolar, bildirim ile fiilen okutulan miktar arasındaki farkları tedarikçi bazında izler ve sorunlu göndericiler için tam sayıma geri döner.
Logvance'ta gelen sevkiyatlar nasıl kayda alınır?
Logvance depolarında gelen ürünler Logvance WMS'e SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında kaydedilir; stok, sipariş ve iade hareketleri bu kayıt üzerinden izlenir. Pazaryeri ve e-ticaret altyapısı entegrasyonlarımızı entegrasyonlar sayfasında, depo yazılımı hizmetimizi WMS yazılım hizmetleri sayfasında inceleyebilirsiniz.
Sevkiyat yapınızı ve tedarikçilerinizden gelen bilgiyi birlikte değerlendirmek için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- ASN Türkçe ne demek?
- ASN, İngilizce Advance Shipping Notice ifadesinin kısaltmasıdır ve Türkçede "ön sevk bildirimi" anlamına gelir. Göndericinin, sevkiyat yola çıkmadan önce ya da çıktığı anda alıcıya gönderinin içeriğini, miktarını, paket yapısını ve tahmini varış zamanını elektronik olarak bildirdiği mesajdır.
- ASN irsaliye yerine geçer mi?
- Hayır. İrsaliye, malın sevkini belgeleyen ve vergi mevzuatına tabi ticari belgedir. ASN ise alıcının mal kabulünü planlaması için önceden gönderilen operasyonel bir veri mesajıdır. İkisi aynı sevkiyat için birlikte kullanılır; ASN kabulü hızlandırır, irsaliye ise yasal belge olarak kalır.
- ASN'yi kim gönderir?
- ASN'yi yükü gönderen taraf hazırlar. Bu taraf üretici, tedarikçi, ithalatçı ya da başka bir depo olabilir. E-ticaret markası kendi tedarikçisinden lojistik firmasının deposuna ürün getiriyorsa, ASN'yi genellikle marka ya da tedarikçi hazırlar ve depo yönetim sistemine iletir.
- EDI 856 ve DESADV nedir?
- EDI 856, ANSI X12 standardındaki Ship Notice/Manifest mesajıdır ve Kuzey Amerika'da ASN için kullanılır. DESADV (Despatch Advice) ise Birleşmiş Milletler EDIFACT standardındaki karşılığıdır. İkisi de sevkiyat içeriğini sistemden sisteme standart bir formatta iletmek için tasarlanmıştır.