İzlenebilirlik Nedir? Depoda Ürün İzlenebilirliği Nasıl Sağlanır?

İzlenebilirlik ne demek?

İzlenebilirlik, "bu ürün nereden geldi, nerede durdu, kime gitti" sorusunun kayıtlardan cevaplanabilmesidir. Depo için pratik anlamı şudur: Herhangi bir lot numarası verildiğinde o partinin hangi tarihte, hangi tedarikçiden kabul edildiği, hangi raf gözlerinde beklediği, hangi siparişlerle hangi müşterilere çıktığı ve varsa hangi iadelerle geri döndüğü listelenebilir.

Bu bilgi, stok kaydından farklıdır. Stok kaydı "şu anda kaç adet var" der; izlenebilirlik "bu adetler buraya nasıl geldi ve giden adetler nereye gitti" der. Birincisi bir fotoğraf, ikincisi bir filmdir. Film, her hareketin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı bilgisiyle kaydedildiğinde oluşur.

İleri ve geri izlenebilirlik arasındaki fark nedir?

• Geri izlenebilirlik (tracing): Müşteriden ya da raftan başlayıp kaynağa doğru gider. "Bu müşteriye giden serum hangi lottandı, o lot hangi tedarikçi sevkiyatıyla geldi?"
• İleri izlenebilirlik (tracking): Kaynaktan başlayıp müşteriye doğru gider. "Bu lot depoya girdi; şu anda nerede ve kimlere gönderildi?"

Geri çağırma iki yönü birlikte kullanır: Önce sorunlu parti geri izlenerek bulunur, sonra ileri izlenerek o partinin ulaştığı tüm müşteriler listelenir. Yalnızca biri çalışan sistemde geri çağırma ya eksik ya da gereğinden geniş olur.

İzlenebilirlik hangi birimlerde tutulur?

Her ürün grubu aynı ayrıntı düzeyini gerektirmez. Birim küçüldükçe kayıt yükü artar, ama geri çağırma kapsamı daralır.

Lot ve son kullanma tarihinin nasıl kaydedildiğini SKT ve lot sayfasında, ürün etiketinin standart yapısını GS1 barkod sayfasında anlattık. Tıbbi cihazlarda tekil ürün takibi için ÜTS bildirimleri ayrı bir başlıktır.

Depoda izlenebilirliği hangi kayıtlar sağlar?

İzlenebilirlik ayrı bir modül değil, depo işlemlerinin doğru kaydedilmesinin sonucudur. Zincirin her halkasında şu kayıt tutulur:

Zincirdeki en zayıf halka çoğu zaman toplamadır. Sistem lotu siparişe bağlamıyorsa, aynı üründen iki parti rafta dururken hangi müşteriye hangi partinin gittiği bilinmez; geri çağırmada her iki partinin tüm müşterilerine ulaşmak gerekir.

Geri çağırma senaryosunda izlenebilirlik nasıl çalışır?

Varsayalım ki bir dermokozmetik markası, üreticiden bir güneş kreminin belirli bir partisinde ambalaj sorunu olduğunu öğrendi. Lot numarası biliniyor. İzlenebilirliği olan bir depoda süreç şöyle ilerler:

1. Lot numarası sistemde aranır; partinin kabul tarihi, gelen adedi ve şu anda durduğu lokasyonlar listelenir.
2. Rafta kalan adet blokeli stok durumuna alınır; toplama görevleri bu lokasyonları artık göstermez.
3. Aynı lotun çıktığı siparişler tarih, kanal ve müşteri bilgisiyle listelenir. Liste yalnızca o partiyi kapsar; diğer partilerden alan müşteriler rahatsız edilmez.
4. Geri dönen ürünler iade kabulde aynı lotla eşleştirilir ve satışa açılmadan ayrı alanda tutulur.

Lot takibi olmayan depoda aynı senaryo, ürünün tüm alıcılarına ulaşmak ve raftaki tüm stoğu durdurmak demektir. Sorun bir partiyken maliyeti tüm ürüne yayılır.

İzlenebilirliği kıran hatalar nelerdir?

• Lotsuz kabul: Ürün mal kabulde lot bilgisi girilmeden stoğa alınırsa zincir daha ilk halkada kopar.
• Karışık lokasyon: İki partinin aynı raf gözüne konması, toplamada hangi partinin alındığını belirsizleştirir.
• Okutmasız toplama: Ürün okutulmadan koliye girerse sistem lotu tahmin eder; tahmin kayıt değildir.
• Elle stok düzeltme: Sayım görevi dışında yapılan düzeltmeler, hareket geçmişinde açıklanamayan boşluklar bırakır.
• İadenin siparişle eşleştirilmemesi: Dönen ürünün hangi lottan olduğu bilinmezse yeniden satışa açılırken yanlış partiye yazılır.
• Yeniden etiketleme: Ürünün orijinal lot etiketi üzerine bilgi taşınmadan yeni etiket basılırsa kaynak bilgisi kaybolur.

FEFO kuralı da izlenebilirliğe dayanır: Sistem, hangi partinin daha erken dolacağını ancak lot ve tarih kaydı varsa bilebilir.

İzlenebilirlik için hangi yazılım altyapısı gerekir?

Yalnızca toplam adet tutan bir stok programı izlenebilirlik sağlayamaz; "120 adet var" bilgisi hangi partinin kime gittiğini söylemez. Gereken, hareketleri lot, lokasyon ve sipariş bazında kaydeden bir depo yönetim sistemi ve sahada okutmayı yapan el terminalidir. Sistem üç şeyi destekliyor olmalıdır: mal kabulde lot ve tarih girişi, toplamada okutulan lotun siparişe otomatik bağlanması ve her hareketin kullanıcı ile zaman damgasıyla saklanması.

Dördüncü şart, kaydın değiştirilememesidir. Hareket geçmişi sonradan düzenlenebiliyorsa geri çağırmada güvenilir bir liste çıkmaz. Elle stok düzeltmeleri ancak sayım görevi üzerinden, gerekçesiyle yapılmalı ve geçmişte ayrı bir hareket olarak görünmelidir. Pazaryeri ve ERP entegrasyonları da bu zincire dahildir: Sipariş numarası kanaldan WMS'e, kargo takip numarası WMS'ten kanala aynı anahtarla akmalıdır ki müşteri şikâyeti geldiğinde sipariş, lot ve paket tek sorguyla eşleşsin.

İzlenebilirlik hangi ürünlerde gereklidir?

Kozmetik, gıda takviyesi, OTC ürünler ve tıbbi cihazlar gibi gruplarda parti bazlı kayıt tutulması yaygın bir yükümlülüktür; kapsam ve bildirim kuralları ilgili kurumun güncel düzenlemelerinden kontrol edilmelidir. Yükümlülük olmasa bile, pazaryeri şikâyetlerinde ve tedarikçiyle yaşanan kalite anlaşmazlıklarında "hangi parti, kime, ne zaman" sorusunu cevaplayabilmek her markanın işine yarar.

Logvance'ta izlenebilirlik nasıl sağlanır?

Logvance depolarında stok, sipariş ve iade hareketleri Logvance WMS içinde SKU, lot ve son kullanma tarihi bazında izlenir. Mal kabul, yerleştirme, toplama ve iade işlemleri Android el terminalleriyle barkod okutularak yapılır; her hareket kullanıcı ve zaman bilgisiyle Depo Logları modülüne kaydedilir. Kozmetik, dermokozmetik, OTC ve gıda takviyesi ürünleri için şartlı depolama uygulanır. Bilgi güvenliği yönetimimiz ISO/IEC 27001 belgelidir.

Ürün grubunuza göre kapsamı kozmetik lojistiği ve OTC ve sağlık ürünleri lojistiği sayfalarında bulabilir, operasyonunuz için fiyat teklifi isteyebilirsiniz.